Adressen-Verzeichnis

Um auf das Adressen-Verzeichnis zugreifen zu können, benötigen Sie das Recht adressen (Verwaltung externer Kontakte/Adressen).

Zum Öffnen des Adressen-Verzeichnis muss zunächst der Menüpunkt System in der linken Menüleiste ausgewählt werden. Im Untermenü System kann jetzt das Adressen-Verzeichnis ausgewählt werden.

Im vorangegangenen Bild ist das Adressen-Verzeichnis zu sehen. Hier können die Kontaktdaten entnommen werden und in der Spalte Typ wird dargestellt, für was die Adresse verwendet wird. In der Kopfzeile der Tabelle ist auf der rechten Seite ein Plus-Zeichen zu erkennen, durch Klick auf dieses Plus lassen sich neue Einträge hinzufügen. Auf der rechten Seite einer jeden Zeile kann ein Stift und ein rotes X erkannt werden. Durch Klicken auf den Stift kann ein bestehender Eintrag geändert werden, durch Klicken auf das rote X wird ein Eintrag gelöscht. Wenn die Adresse noch in Verwendung ist, dann kommen Sie auf eine Seite auf der Sie die Verwendungsstellen angezeigt bekommen. Hier ist es unter anderem möglich die zu löschende Adresse bei den Verwendungsstellen durch eine neue Adresse zu ersetzen.

Das Hinzufügen von Adresseinträgen erfolgt über das oben bereits erwähnte Plus am rechten Ende der Kopfzeile, Änderungen werden durch Klicken auf das Stift-Symbol rechts neben einem Eintrag erreicht. Beim Hinzufügen wie auch beim Ändern öffnet sich jetzt ein Dialog in dem alle notwendigen Angaben eingefügt werden können. Durch Klick auf „Speichern“ wird der Eintrag hinzugefügt oder geändert. Einträge können auch hinzugefügt werden wärend neues Material angelegt wird. Auch hier öffnet sich der gleiche Dialog.

Es ist noch anzumerken das die Domain (z.B. @gmx.de) der E-Mail Adresse korrekt sein muss sonst kann der Eintrag nicht gespeichert werden. Die Adressen sollten auch der passenden Kategorie (z.B. Lieferant) zugeordnet werden, damit sie später z.B. beim Anlegen von Material problemlos eingefügt werden können. Wenn die Adresse für z.B. einen Kursort oder auch Terminort verwendet wird, wird eine Karte mit der eingegebenen Adresse dargestellt. Des Weiteren können auch die Koordinaten in verschiedenen Koordinatensystemen angezeigt werden.

Wenn man zwei Adressen zusammenführen will, dann markiert man die jeweiligen Adressen in der ersten Spalte und betätigt die Schaltfläche zusammenfassen.


Danach werden die relevanten Adressdaten in Blöcken dargerstellt und man kann für jeden Eintrag, wie z.B. die Adressen-Bezeichnung, den Ort etc. durch betätigen der entsprechenden Pfeil-Symbole am rechten Rand, auswählen welchen Eintrag man übernehmen möchte. Wenn das Feature Debitoren aktiv ist, dann werden vorhandene Debitorendatensätze mit angezeigt. Wenn Debitoren-Konflikte bestehen, d.h. wenn die zusammenzuführenden Adressen z.B. bei dem gleichen Kunden vorhanden sind, dann können Sie diesen Konflikt auflösen, indem Sie eine Adresse auswählen. Wenn das Feature Debitoren nicht aktiv ist und es Debitoren-Einträge gibt, dann werden diese Debitorendatensätze automatisch zusammengeführt.