Hier finden Sie eine Übersicht rund um das Thema Dienste.
Um die meisten der hier genannten Funktionen nutzen zu können, benötigen Sie das Benutzerrecht sandienst. Verschiedenen Funktionen stehen bei HiOrg-Server free nicht zur Verfügung. Sie gehören zum erweiteren Funktionsumfang, wie er bei HiOrg-Server PRO und HiOrg-Server KURSE zur Verfügung steht.


Dienste können im Menüpunkt Dienste angelegt, bearbeitet und eingesehen werden.

In den System→Einstellungen→Funktionen von HiOrg-Server müssen Sie, um die Dienste-Funktionalität einzuschalten, das Häkchen bei Verwaltung Dienste setzen.

Wenn Sie möchten, dass alle Mitglieder Zugriff auf Alle Dienste haben, dann müssen Sie den entsprechenden Haken setzten.

Zum Anlegen und Bearbeiten von Diensten nutzen Sie das Dienstformular.

Hier finden Sie eine Übersicht typischer Anwendungsfälle.

Oberhalb der Tabelle befindet sich die Funktionalität zum Filtern der dargestellten Diensteinträge. Neben den Schnellwahl-Links für unter anderem das letzte Jahr, das aktuelle und das nachfolgende Jahr stehen Ihnen die leeren Felder zur Angabe des Start-, und Endzeitpunktes Ihre Wahl zur Verfügung. Eine Reihe darunter befindet sich ein Eingabefeld zur Suche nach dem eingegebenen Text und die Filter nach Typ, Kategorie und Gruppe.
In der Ersten Spalte der Tabelle befinden sich die einzelnen Status der eigenen Meldung, wobei grün für gemeldet und fest eingeteilt, gelb für gemeldet und rot für abgesagt steht.
In der Spalte Datum / Zeit können Sie durch Klick auf das Datum eine Datei empfangen, die Sie in Ihren Kalender importieren können.
In der Spalte Veranstaltung wird, je nach Einstellung im Dienst, die Kategorie, die Dienstnummer und der Titel des Dienstes dargestellt.
In der Spalte Kunde befindet sich, je nach Einstellung im Dienst, die Bezeichnung des Kunden, sowie der Ansprechpartner und dessen Kontakdaten, wie z.B. die Telefonnummer oder auch die E-Mail-Adresse.
In der Spalte Ort finden Sie die Bezeichnung des Veranstaltungsortes, dessen Adresse und ggf. Angaben zum Treffpunkt zum Dienst. Des Weiteren wird hier, wenn eine gültige Adresse eingegeben wurde, ein Symbol angezeigt mit dem Sie sich die Adresse in einer Karte und bei Bedarf eine Route zu dieser Adresse anzeigen lassen können.
In der Spalte Helfer-Einteilung sehen Sie Informationen zu den gemeldeten Helfern und können durch Klick auf den Meldungsstatus zu der entsprechenden Helfer-Einteilung gelangen um diese zu bearbeiten.
Möchten Sie eine Bemerkung zum Dienst hinterlassen, können Sie dies in der Spalte Bemerkung tun.
In der Spalte Abrechnung Gruppierung finden Sie, wiederum je nach Einstellungen des Dienstes, Links um z.B. die Helferstunden (Stunden) eintragen zu können, sich die Rechnung (Rechnung) anzeigen zu lassen oder wenn mehrere Dienste zusammen abgerechnet werden einen Link um sich eine Liste der Dienste anzeigen zu lassen, die gesammelt abgerechnet werden ([Sammelrechnung]). Des Weiteren kann sich dort auch ein Link [Wdh.-Gruppe] befinden der die Gruppe, in der mehrere Dienste als Dienstserie enthalten sind, bei Klick in einer Liste darstellt.
In der nächsten Spalte befinden sich mehrere Symbole mit unterschiedlichen Funktionalitäten:


So können Sie den Dienst bearbeiten, indem Sie das Stift-Symbol bei dem entsprechenden Dienst anklicken. Des Weiteren können Sie mittels weitere Details / Formulare anzeigen zu den in Ihrem System eingestellten Dienst-Formularen gelangen und mit dem Ordner-Symbol zum Dienst hochgeladene Dokumente herunterladen. Mit dem Symbol für Einteilung ändern können Sie Helfer zum Dienst einteilen. Mit den beiden Symbolen Handy und Briefumschlag ist es möglich Helfer zu dem Dienst anzufragen.
Sie können auch am rechten Rand eine Mehrfachänderung der zuvor ausgewählten Dienste durchführen, wie z.B. das Löschen der Dienste oder das Hinzufügen von mehreren Diensten zu einer Sammelrechnung etc..

In den Einstellungen System→Einstellungen→Funktionen von HiOrg-Server muss die Funktionalität für Dienst-Rechnungen eingeschaltet werden.

Des Weiteren wird das Recht rechnung und/oder das Recht rechnungsansicht benötigt.

Weitere Einstellungen für Rechnungen finden Sie unter System→Einstellungen→Rechnungen/Anforderungsformular.

Hier können Sie unter anderem die Bankverbindung und das Muster für die Rechnungsnummer angeben. Wenn Sie in diesem Bereich weiter nach unten scrollen kommen Sie zu weiteren selbsterklärenden Rechnungseinstellungen für Dienste.

Unter Dienste→Rechnungen können Sie Rechnungen einsehen (Klick auf die Rechnungsnummer) und diese bei Bedarf bearbeiten (Stift-Symbol), löschen (x-Symbol), als nicht bezahlt markieren, Zahlungen tätigen oder neue Rechnungen schreiben.


In dieser Ansicht befinden sich mehrere Listen wie Noch nicht bezahlte Rechnungen, Rechnungen mit ungezahlten Mahnungen, Bereits bezahlt, Rechnung zu Dienst schreiben und Nicht berechnete Dienste die die Rechnungen in unterschiedliche Bereiche bündeln. Wenn das Feature Umsatzsteuer aktiv ist, dann werden die Beträge ggf. in Brutto und Netto, sowie ggf. die Umsatzsteuer in den Listen angezeigt.

In der Übersicht der Rechnungen befindet sich bei jedem Eintrag das Stift-Sympbol, mit dem Sie die Rechnung editieren können. Sie gelangen dann zur Ansicht der Rechnung.

Unterhalb der Übersicht der Rechnungen finden Sie den Link, durch den man auf die Seite Rechnungsexport geleitet wird, um dort Rechnungen zu exportieren.

Auf der Übersicht der Dienste Alle Dienste kann die Rechnung, wenn sie bereits erstellt wurde, unter dem Link Rechnung beim enstprechenden Dienst eingesehen werden. Wenn die Rechnung noch nicht erstellt wurde, dann besteht kein Link, es wird stattdessen der Text Rechnung? dargestellt.

Überhalb der Liste befindet sich ein Link Druckansicht, mit dem man sich die Liste ausdrucken kann. Einen neuen Kundeneinträg können Sie mittels Klick auf Neuen Kunden anlegen realisieren.
Neben den Spaltenbezeichnungen haben Sie die Möglichkeit die Liste durch die Pfeil-Symbole sortieren zu lassen und unterhalb der Bezeichnungen können Sie in den leeren Feldern Suchbegriffe eingeben, nach denen dann augenblicklich in der zugehörigen Spalte gesucht wird.
In der Spalte KD-Nr der Tabelle finden Sie die Kundennummer.
In der Spalte Veranstalter befindet sich die Bezeichnung des Veranstalters und die Adresse. Mit einem Klick auf die Bezeichnung des Veranstalters wird eine elektronische Visitenkarte geöffnet. Damit können die (Adress- und Kontakt-)Daten der Person automatisch in ein anderes Programm (z.B. MS Outlook) übernommen werden.
In der Spalte Kontakt finden Sie die Kontaktdaten des Veranstalter.
In der Spalte Letzte Veranstaltung finden Sie Informationen zu der letzten Veranstaltung und in der Spalte Rechnungs-Adresse die eingetragene Rechnungsadresse.
In der letzten Spalte können Sie Kunden mit dem Augen-Symbol in der Liste ausblenden, welche sich wieder mit dem Link auch versteckte Kunden anzeigen, rechts oberhalb der Tabelle, einblenden lassen. Des Weiteren kommen Sie über den Link Veranstaltungen anzeigen zu den verknüpften Veranstaltungen. Das X-Symbol zum Löschen eines Veranstalters erscheint nur, wenn es keine Beziehungen zu dem zu löschenden Veranstalter mehr gibt.
Hinter der Adresse in der Veranstalter-Spalte finden Sie das Stift-Symbol zum Bearbeiten des Veranstalters. Nach Klick auf das Symbol können Sie in der sich öffnenden Ansicht die Kundennummer, Daten zum Kontakt, Veranstaltungsorte und Rechnungsadressen einpflegen. Im unteren Bereich befinden sich Dienste und Kurse, die in Beziehung zu dem Veranstalter stehen.

In der Übersicht Alle Dienste werden die bereits beendeten Dienste angezeigt. Dort kann die tatsächliche Dauer des Dienstes bestätigt bzw. korrigiert werden. Dies kann von allen beteiligten Helfern vorgenommen werden, wenn kein Einsatzleiter eingeteilt wurde. Ansonsten kann die Eintragung nur von besagtem EL bzw. von allen Mitgliedern mit sandienst-Recht getätigt werden. Um das Dienstende einzutragen klicken Sie bitte auf den Button Endzeit?. Bei dem ersten Dienst in folgender Liste entsprach das tatsächliche Ende dem Ende des Dienstes. Beim zweiten Dienst können Sie die Endzeit noch eintragen und beim dritten Dienst in der Liste wird die tatsächliche Endzeit, nach getätigter Eintragung, in Klammern unterhalb des Datums angezeigt.

Nach dem Klick auf Endzeit? sehen Sie folgenden Dialog:
Zusätzlich zur Endzeit und einer Bemerkung können hier die behandelten und transportierten Patienten eingetragen werden. Dies kann von allen beteiligten Helfern, vom Einsatzleiter bzw. von allen Mitgliedern mit sandienst-Recht vorgenommen werden. Zum endgültigen Speichern müssen die Daten von einem Mitglied mit sandienst-Recht bestätigt werden. Nachträgliche Änderungen können über das Menü Dienste→Alle Dienste direkt beim Dienst selbst vorgenommen werden (Klick auf Stift-Symbol).

Achtung: Die Hilfeleistungsstatistik muss vor der Verwendung unter Menü System->Einstellungen->Funktionen (de-)aktivieren aktiviert werden (Häkchen setzen).
Nach dem Aktivieren erscheint die Hilfeleistungsstatistik im Menü Dienste:

Im oberen Bereich sehen Sie verschiedene Filter, wie unter anderem die Links für das aktuelle Jahr und die 2 letzten vergangenen Jahre, sowie Filter für nach Kategorien und Gruppen zu filtern.

Nach Eingabe der Eckdaten der Veranstaltung wird unter Verwendung des Maurer-Schemas ein Vorschlag zur Anzahl des benötigten Personals errechnet.

Zur Planung der medizinischen Gefahrabwehr bei Großveranstaltungen steht Ihnen der Kölner-Algorithmus zur Verfügung.

Auf der Seite Alle Dienste gelangen Sie mittels Klick auf den Inhalt (Einteilungs-Status) der Spalte Helfer-Einteilung zur Helfereinteilung. Des Weiteren besteht die Möglichkeit über den Schnellwahl-Button Einteilung ändern (roter Kreis im Bild) in der Spalte Abbrechnung Gruppierung zur Einteilung zu gelangen. Ein weiterer Weg zur Einteilung eines Dienstes besteht über die Übersichtsseite unter dem Punkt Anstehende Veranstaltungen.


In der Spalte Helfer-Einteilung eines Dienstes sehen Sie den Status der Einteilung der mit ist/soll dargestellt wird. Beim ersten Dienst in der Liste sehen Sie, dass 2 Helfer von 2 angeforderten Helfern fest eingeteilt sind (2/2 grün), es einen weiteren Helfer gibt, der keine angemessene Qualifikation hat (1NQ) und dass ein Helfer mit dem Kürzel HelS als Einsatzleiter (EL) eingeteilt ist. Beim zweiten Dienst in der Liste sehen Sie, dasss dieser auch voll besetzt ist und ein Praktikant (P) eingeteilt ist. Im folgenden Dienst sehen Sie, dass 2 Helfer sich zu dem Dienst gemeldet haben (2 Meldungen), einer davon jedoch die Anforderungen nicht erfüllt (0+1/10) und an dem roten Hintergrund sehen Sie, dass der Dienst noch nicht korrekt eingeteilt ist. Wenn Sie die Maus über dem Einteilungs-Status platzieren, erscheinen im Pop-Up die Namen der eingeteilten / gemeldeten Helfer.

Helfer können fest eingeteilt, als zum Einsatz gemeldet oder mit abgesagt markiert werden. Wählen Sie hierfür aus der Liste Einteilen, Absagen oder Melden aus und geben Sie in das Suchfeld daneben den Namen des gesuchten Helfers an und wählen ihn aus der angezeigten Liste aus. Rechts oben in der Ecke des folgenden Bildes sehen sie den aktuellen Status der Einteilung und Sie können durch Anklicken des jeweiligen Häkchens oberhalb der angeforderten Qualifikationen nach diesen filtern und Sie sehen dann wieviele Helfer die geforderten Qualifikationen erfüllen. Helfer die bereits zu einer anderen Veranstaltung eingeteilt sind oder aus sonstigen Gründen keine Zeit haben werden auch entsprechend dargestellt.

Über das Handy-Symbol (Kontakdaten) können Sie die Kontaktdaten einsehen und eine Direkt-SMS versenden, vorausgesetzt der Helfer hat seine Handy-Nummer angegeben und Ihr SMS-Konto ist aufgeladen.

Sie können auch über den Helferauswahl-Dialog (Link Liste betätigen) Helfer zum Dienst einteilen. Auch hier ist es möglich Helfer einzuteilen, abzusagen oder zu melden. Wählen Sie bitte im Dialog den entsprechenden Button Einteilen, Melden oder Absagen aus. Sie könnnen in der Helferauswahl auch sehr komfortabel nach Qualifikationen filtern. Ausgewählte Helfer werden mit den entsprechenden Icons für die unterschiedlichen Status (eingeteilt, gemeldet oder abgesagt) gekennzeichnet.

Auf der Seite „Helfer zu Dienst einteilen“ findet man den Link Positionen zuweisen

mit dem man auf eine neue Seite geleitet wird, in der man komfortabel und grafisch Helfer den Ihnen angedachten Positionen zuweisen kann.

Hier können größere Einsätze geplant werden, bei denen mehrere Standorte (bspw. Sanitätszelt, RTW, usw.) berücksichtigt werden müssen. Diese Standorte werden als Box dargestellt. Auf der linken Seite sehen Sie noch nicht einer Position zugewiesene Helfer, die Sie mit der Maus bequem per Drag-and-Drop in eine Positionsbox ziehen können. Mittels Klick auf neue Positionsbox fügen Sie eine Box hinzu, der Sie dann über das Sift-Symbol einen Titel vergeben können. Wird ein Helfer aus einer Box zurück auf die Liste gezogen, so sortiert ihn das System automatisch wieder an der korrekten Position in der Liste ein. Der Helfer wird vom Dienst ab- oder angemeldet ohne das ein entsprechender Eintrag im Aktivitäten-Log geschrieben wird. Anhand der Symbole neben jedem Helfer sind Detailinformationen leicht abrufbar. Zusätzlich kann ein Kommentar hinterlegt werden. Die Statistik am rechten Rand zeigt an, ob die Anzahl der benötigten Helfer und die geforderten Qualifikationen erfüllt sind. Sie können sich die Positionen mit der Druckfunktion (Link drucken), hinter dem Dienst-Titel, ausdrucken lassen und mit Klick auf Positonen speichern werden die Änderungen gespeichert.

HiOrg-Server bietet die Möglichkeit, Daten für eine oder mehrere andere Gruppierungen, die ebenfalls einen HiOrg-Server-Account nutzen, freizugeben. Das erleichtert die Planung überregionaler Dienste oder gemeinsamer Termine.


Mit der Funktion System→Einstellungen→Freigaben andere HiOrg-Server können diese Freigaben vom Admin jedes HiOrg-Servers geschaltet, kontrolliert und widerrufen werden.


Für alle Datenfreigaben gelten folgende Prinzipien:
- nur Leitungspersonen haben Zugriff auf externe Daten (Ausnahme: Adressliste Leitungsteam)
- von extern können Daten nur eingesehen oder hinzugefügt, nicht aber verändert oder gelöscht werden

Es besteht die Möglichkeit, nur einzelne Teilgebiete und Daten bestimmter Gruppen freizugeben. Dies kann mittels gesetzter Häkchen gesteuert werden und erlaubt eine sinnvolle Differenzierung von Berechtigungen.