Dokumente

Die Dokumentenverwaltung ist ein HiOrg-Server pro Feature. Standardgemäß hat jeder Server 10MB freien Speicherplatz für Dokumente zur Verfügung. Dieser Speicherplatz lässt sich kostenpflichtig erweitern unter System→Mein HiOrg-Server→ Dokumentenspeicherplatz mit Klick auf – Speicherplatz erweitern –


oder unter System→Kommunikation→Dokumente im Reiter Alle Dokumente mit Klick auf erweitern?


Sie werden auf die Seite weitergeleitet auf der sie mehrere Speicher-Erweiterungsmöglichkeiten angeboten bekommen.


Die Voraussetzung für das Bearbeiten von Dokumenten und deren Ordnerstruktur ist das Benutzerrecht dokumente.

Unter Kommunikation→Dokumente haben sie Zugriff und Übersicht aller in Ihrem HiOrg-Server vorhandenen Dokumente in Abhängigkeit Ihrer Zugriffsrechte auf die Dokumente. D.h. wenn Sie z.B. in keiner Gruppe Mitglied sind für die das jeweilige Dokument sichtbar ist, dann können Sie das Dokument in der Übersicht Allgemeine Dokumente auch nicht sehen.

In der Übersicht Alle Dokumente können Sie jedoch auch die Dokumente sehen die in Ordner liegen, welche nur für Gruppen sichtbar sind bei denen Sie kein Mitglied sind. Lediglich Dokumente, die für das Leitungsteam beschränkt sind, können Sie nicht einsehen. Es steht dann anstatt des Dokumentennamens und Link zum Dokument der Hinweistext „(Dokument nur für Leitungsteam sichtbar)“ in der Liste.


Im Reiter Alle Dokumente befinden sich alle im System befindlichen Dokumente und werden in einer Liste nach Kategorien getrennt aufgelistet. Kategorien sind z.B. Termine, Kurse, Dienste, Aufgaben etc.. Eine Trennung nach Jahren, wie z.B. nach Jahr des Stattfindens von Kursen, erfolgt ebenfalls. Hier ist es auch möglich mittels Klick auf das X-Symbol einzelne Dokumente zu löschen.

Im Reiter Ordner und Rechte / Dokument hinzufügen sehen sie die Ordnerstruktur (Spalte Bezeichnung), die berechtigten Gruppen die auf die Ordner und deren Dokumente zugreifen dürfen (Spalte Gruppen) und einen Link (Spalte Dokumente) der angibt, ob in diesem Ordner bereits Dokumente hochgeladen wurden mit der Möglichkeit durch Klick den Dialog zum Hinzufügen und Ändern von Dokumenten zu öffnen. In der Spalte Ordner kann man durch Klick auf Unterordner anlegen einen neuen Unterordner anlegen. Wenn man einen Ordner bearbeiten möchte, Bezeichnung oder die Zugriffsberechtigung ändern, dann kann man das über das Stift-Symbol auf der Rechten Seite machen. Neben dem Stift-Symbol befindet sich auch das X-Symbol zum Löschen des Ordners. Beachten Sie bitte, dass nur Ordner gelöscht werden können, in denen keine Dokumente mehr existieren. Um die Ordner löschen zu können, müssen Sie deshalb alle Dokumente vorher löschen. Um einen neuen Hauptordner zu erstellen, Klickt man hierzu auf das +-Symbol in der Kopfzeile der letzten Spalte.

In der folgenden Darstellung ist der Dokumenten-Dialog zu sehen, mit dem Sie neue Dokumente hochladen oder bestehende Dokumente bearbeiten können:


Wenn Sie eine neues Dokument hochladen möchten, müssen Sie zuerst alle Daten wie den Dokumententyp, die Bezeichnung und die Zugriffsbeschränkung angeben. Sie können das Dokument für die Zielpersonen in der Übersicht anzeigen lassen, bei Auswahl des entsprechenden Hakens. Des Weiteren ist es möglich eine Lesebestätigung anzufordern. Die Mitglieder der ausgewählten Gruppen werden dann mittels Benachrichtigung auf der Übersicht und per E-Mail, falls Haken gesetzt, informiert. Wenn eine Lesebestätigung für den angemeldeten Benutzer vorliegt, wird das an gleicher Stelle mit einem Briefumschlags-Symbol in der letzten Spalte angezeigt.


Wenn Sie einen neuen Unterordner anlegen, dann können Sie aus den zugriffsberechtigten Gruppen des übergeordneten Ordners die Gruppen auswählen, die Zugriff auf den neuen Unterordner haben sollen. Unterordner können nicht mehr Berechtigungen haben wie der jeweilige Übergeordnete. Im folgenden Bild sehen Sie, dass nur Vorstand als Gruppe auswählbar ist.

Informationen zu Lesebestätigungen finden Sie hier.