Menü: Einstellungen

In dem Bereich Einstellungen werden grundlegende Definitionen für den Account der eigenen Organisation festgelegt. Das folgende Bild zeigt eine Übersicht der verschiedenen Einstellungsbereiche. Bitte beachten Sie, dass das Bild das Menü unter HiOrg-Server KURSE darstellt und dass Sie in den anderen Versionen ein unterschiedliches Menü angezeigt bekommen.

• Menü-Eintrag Organisationsdaten
• Menü-Eintrag Funktionen (de-)aktivieren
• Menü-Eintrag Rechnungen / Anforderungsformular
• Menü-Eintrag Material-Typen
• Menü-Eintrag Inhalte extern verlinken

Hier muß nun unterschieden werden, was der Helfer alles können soll. Dies muß in Verbindung des Rechtes sandienst gesehen werden:

Somit ergeben sich verschiedene Möglichkeiten

Besonderheit bei der Rechtevergabe:

Wenn mit dem System keine Rechnungen geschreiben werden sollen, weil z.B. der 1. Vorsitzende das lieber mit seiner Schreibmaschine macht), dann wären natürlich die vielen Aufforderungen auf der Übersicht irgendwann lästig. In diesem Fall deaktiviert der Admin von vornherein die Checkbox „Rechnungserstellung“. Das Recht rechnungen ist dann natürlich überflüssig und ohne Funktion.

Ist dieser Haken aktiviert, können Helfer Rechnungen erzeugen, wenn in der Mitgliederverwaltung entsprechend das Recht „rechnungen“ vegeben wurde:

Dem Helfer kann es ermöglicht werden, für sich Stundenzettel zu generieren. Dies ist in verschiedenen Ausführungen möglich.

Es werden die Einsatz-Stunden abfragbar. Termine (egal ob mit oder ohne Helfermeldungen) bleiben unsichtbar.

Hier werden die Termine abfragbar. Vorerst nur die, mit Helfermeldung.

Sollen auch Termine ohne Helfermeldung abfragbar sein, so muß hier auch noch ein Häkchen gesetzt werden. Dieser Menüpunkt ist nur in Kombination mit dem vorhergehenden aktiv.

Hier besteht die Möglichkeit, den Helfern Ihnen Ihre zugeordnete Dienstbekleidung/pers. Ausrüstung anzuzeigen. Ein selbständiges Ändern ist nicht möglich. Die bedarf dem Recht Material:

Nutzer der Pro-Version können hier die Zusatzfunktionen (für alle - nicht nur die Helfer betreffend!) zugänglich machen.
Dies sind (u.a.):

• Adressliste nach Ausbildung erstellen
• Daten mehrerer Helfer gleichzeitig ändern
• Liste Ehrungen / Geburtstage
• Darstellung des Wohnorts jedes Helfers auf einer Landkarte
• Helfer-Karteikarte / Antrag Dienstbuch / eigene Formulare drucken
• Export von einzelnen Adressdaten nach Outlook/Palm/… (vCard)
• Export der kompletten Adressliste nach MS-Excel/Word/… (CSV)
• Helfer können sich online zu Einsätzen melden / Meldung absagen
• Ausdruck Einsatz-Protokoll
• Alle Infos zum Einsatz als vCal-Datei (zum Import in Outlook/Palm/…) als Anhang zur Mail an die Veranstalter
• Zusammenfassen mehrtägiger Einsätze
• Übersicht „Einsatzliste“ (auch vergangene) mit Kontaktdaten, Status, Bemerkung
• Adressliste Veranstalter, Daten per vCard exportierbar
• Anlegen neuer Einsätze auf der Basis früherer Einsätze (Adressdaten werden aus „Adressliste Veranstalter“ übernommen)
• Druckansicht der kommenden Einsätze (wahlweise auch Termine)
• Export von Einsätzen nach Outlook/Palm/… (vCal)
• Einsicht Stunden anderer Helfer bei eigenen Einsätzen (alle Benutzer)
• Druckansicht der Helferstunden-Tabellen
• Ansicht aller geleisteten Einsätze mit Helferstunden
• Statistische Auswertung über Einsätze und Helferstunden
• Rechnung als PDF-Anhang per eMail versenden
• Rechnungs-Übersicht druckbar
• Mehrtägige Einsätze zu einer Rechnung zusammenfassen
• Material-Listen mit allen Details druckbar
• Export der kompletten Material-Liste nach Excel/Word/… (CSV)
• Rundmails mit eigenen Dateianhängen
• Links bei Pinnwand-Einträgen, Extra-Pinnwand für Leitungsteam
• Optionaler Link auf der Übersicht zu externem Download-Bereich
• Werbeeinblendungen ausgeschaltet
• 11 statt 5 Mitglieder-Gruppen definierbar
• 14 statt 8 Material-Posten (z.B. KTW), pro Tag oder Stunde abrechenbar max. 8 max. 14
• eigene AGB / Anlage zur Einsatz-Anforderung
• eigene Rechnungsvorlage
• Anpassung an eigenes Web-Design, z.B. eigenes CSS
• Übersicht aller angelegten Benutzer mit Rechten, eMail-Abos und Datum/IP letzter Login
• Activity-Log des HiOrg-Server mit Aufzeichnung aller Daten-Änderungen und (auch erfolglosen) Loginversuchen, mind. 1 Monat einsehbar

Ist hier die Auswahl aktiviert, bekommt der Helfer in den Detail-Informationen auch mitgeteilt, wer sich sonst noch gemeldet hat:


Beim Klick auf 'Detail' wird dann ein Bildschirmausdruck über diese Veranstaltung erzeugt:


Von hier aus kann der Termin dann in den eigenen Terminplaner / Outlook übernommen, oder aber auch die Verantaltung ausgedruckt werden.

Die Helfer können die Materialliste einsehen, aber nicht ändern:

Mit dem Feature Debitorennummern-Verwaltung können Sie bei der Rechnugserstellung Debitorennummern vergeben. Hierzu müssen Sie den Nummernkreis für die automatische Vergabe der Debitorennummern in den dafür vorgesehenen Feldern angeben. Um beim Export die Daten im DATEV-CSV-Format zu exportieren, setzen Sie den entsprechenden Haken und geben Sie den Standard-Buchungsschlüssel ein, um diese Funktionalität einzuschalten.

Mit dem Feature Umsatzsteuer explizit ausweisen kann man in dem entsprechenden Feld die gewünschte Umsatzsteuer eintragen um im gesamten System Netto- und Brutto-Beträge darzustellen.

Entfernt man die Häkchen in der ersten Spalte der Gruppenliste, so werden neue Anforderungen zukünftig bis zur Freigabe durch einen Mitarbeiter mit sandienst-Recht versteckt bleiben. Ebenso gehen E-Mails mit der Benachrichtigung, dass ein neuer Einsatz vorliegt, nur an Mitarbeiter mit sandienst-Recht.

Aus technischen Gründen (und auch aus Gründen der Übersichtlichkeit) können derzeit nicht mehr als 30 verschiedene Gruppen in einem Account definiert werden.

Eine „normale“ Gliederung sollte jedoch mit diesen verfügbaren Gruppenfelder zurecht kommen. Wenn Sie mehr Nutzer verwalten wollen (zB auch ortsgruppenübergreifend), ist meist die Anlage je eines eigenen Accounts pro Ortsgruppe und dann Freischaltung dieser Accounts untereinander sinnvoll.
Dies ermöglicht bessere Anpassung des Systems auf die doch unterschiedlichen Anforderungen der jeweiligen Ortsgruppen, mehr eigene Rechte der Leitungspersonen einzelner Ortsgruppen (jedoch nur bis zur „Grenze“), bei trotzdem erhaltener Möglichkeit der gegenseitigen Einsehbarkeit (=Freigabe der Adressliste) und Zusammenarbeit (Anlage gemeinsamer Termine und Einsätze).
Es können beliebig viele Accounts gegenseitig (oder wahlweise / ggf. teilweise auch einseitig) freigeschaltet werden, diese sind dann zB. in der Adressliste zusätzlich zu den bereits vorhandenen Gruppen wählbar. All diese Funktionen sind natürlich auch in der kostenfreien Version des HiOrg-Server verfügbar.

Neben den regelmäßigen Ehrungen der Mitgliedschaft (5-/10-Jahre) können noch weitere Ehrungen definiert werden, die Mitglieder* erhalten können. Durch das +-Symbol können weitere Ehrungen hinzugefügt werden. Wenn eine Ehrung bereits verwendet wird, wird dies in der zweiten Spalte angezeigt und man kann die Ehrung dann erst wieder löschen, wenn diese nicht mehr in Verwendung ist.

*Anmerkung: Wurde unter System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste die Anrede zu „Mitarbeiter“ geändert, ändert sich auch die Benennung entsprechend von Mitglieder zu Mitarbeiter.

Wichtige Info zu Qualifikation:
Die Qualifikation ist hierarchisch strukturiert. 
Das heißt: Je weiter unten in der Auswahl die Qualifikation steht, 
           desto höher ist der Ausbildungsstand. 
           Die nächstfolgende Qualifikation schließt also die vorangegangenen ein.

Nach der EH-Ausbildung kommt SanA/B, dann SanC, RDH, RS, usw...
In welcher Reihenfolge nun Krankenpflege/Rettungsassistent kommt, dürft Ihr selbst entscheiden 8-)
Dies ist auch der Grund, warum hier nur eine Position ausgewählt werden kann.

Konsequenz:
Diese Einstufung findet Berücksichtigung beim Vorschlag von Mitgliedern für Einsätze

Unter diesem Menüpunkt kann man das Design des HiOrg-Servers für den eigenen Account anpassen. Dazu lädt man sich die Original-CSS-Datei herunter und bearbeitet diese. Es ist zu empfehlen, dass diese Änderung nur von Personen durchgeführt wird, die Erfahrung mit CSS-Dateien oder zumindest mit HTML haben. Nachdem die gewünschten Änderungen durchgeführt sind, wird die geänderte CSS-Datei auf einen eigenen Server hochgeladen und die URL zu der Datei in das Feld „Stylesheet“ eingetragen (z.B. http://www.musterserver.de/hiorg_css/design.css). Zusätzlich muss auf dem Zielserver noch ein weiteres Verzeichnis namens „pics“ angelegt werden (z.B. http://www.musterserver.de/hiorg_css/pics/). In dieses muss die Grafik, die in dem linken Menü die jeweiligen Menüpunkte darstellt. Man kann eine eigene verwenden, oder aber die Originaldatei verwenden. Die Grafik muss „box_top.jpg“ heißen.

Jetzt sollte das neue Design verwendet werden. Probleme kann es beim Internet Explorer geben, da die CSS-Datei auf einem externen, i.d.R. nicht verschlüsselt gesicherten Server liegt. Der IE fragt dann beim Aufruf jeder Seite erneut, ob auch die unsicheren Objekte angezeigt werden sollen. Verneint man dieses, wird automatisch wieder das Original-Design verwendet.

Diese Sicherheitsfrage kann man abstellen:

Bitte die Reihenfolge genau einhalten, sonst kann es zu Fehlermeldungen kommen. Funktioniert sowohl bei Internet Explorer 6, als auch bei Version 7.

1. Extras → Internetoptionen → Sicherheit
2. „Vertrauenswürdige Sites“ anklicken
3. Button „Sites“ oder „Seiten“ anklicken → ein neues Fenster öffnet sich
4. Haken vor „Für Seiten dieser Zone ist eine Serverüberprüfung (https:) erforderlich“ entfernen
5. die beiden URLs „https://www.hiorg-server.de“ und „http://www.musterserver.de“ zu der Liste hinzufügen
6. Haken vor „Für Seiten dieser Zone ist eine Serverüberprüfung (https:) erforderlich“ wieder setzen und auf OK klicken
7. auf „Stufe anpassen“ klicken → ein neues Fenster öffnet sich
8. in dem Auswahlfenster „Zurücksetzen zu“ die Stufe Mittel auswählen und auf „Zurücksetzen“ klicken
9. in der großen Liste im oberen Fensterteil runterscrollen bis zu dem Punkt „Gemischte Inhalte anzeigen“ unter der Kategorie „Verschiedenes“
10. dort das Kästchen „Aktivieren“ markieren (Punkt reinsetzen)
11. mit OK bestätigen
12. das Fenster Internetoptionen mit OK schließen
13. fertig!!!

Jetzt sollte die Abfrage nicht mehr kommen. Wir haben die Abfrage damit aber nur für unseren HiOrg-Server abgeschaltet, die Warnung kommt also auf anderen Seiten weiterhin (was ja grundsätzlich nicht verkehrt ist).

Etliche im System benutzten Druckansichten, Formulare oder die Rechnungs-Vorlage (für Ausdruck oder eMail-Versand) können nach eigenen Wünschen beliebig in Inhalt oder Design angepasst werden. Vorgehensweise:

1. Erstellen einer Vorlage im HTML- oder PDF-Format. Als Grundlage hierzu kann die Standardvorlage von HiOrg-Server benutzt werden. Eine Bearbeitung von HTML-Dateien ist (eingeschränkt) auch mit MS-Word möglich, Dateien sind auch hier als „Website“ speicherbar. In dieser Vorlage müssen für bestimmte Textinhalte, welche dann zur Laufzeit vom System gefüllt werden sollen, Platzhalter (sog. „Variablen“) benutzt werden. An Stelle dieser Platzhalter werden dann später die passenden Daten eingefüllt.
2. Vorlage auf einen Webserver hochladen
3. bei „Einstellungen“ die entpsrechende URL angeben, z.B. http://www.meine-domain.de/vorlagen/meine_vorlage.htm
   

Hinweise:

Um Links (zB. Bilder, Stylesheets) in Ihrer HTML-Vorlage zu verwenden, müssen diese immer mit dem kompletten URL-Pfad (zB. „http://www.meine-website.de/vorlage/bild.jpg“) angegeben werden.

Wenn die Vorlage für „Rechnung, eMail-Versand“ als Website („HTML-Datei“) gespeichert wird, wird diese vom System selbstständig ins PDF-Format umgewandelt.

(*) Wenn eine PDF-Vorlage erstellt wird, darf diese NICHT komprimiert sein - sonst „findet“ das System die Variablen nicht. Dazu beim Speichern/Umwandeln der PDF-Vorlage in den Einstellungen „keine Kompression“ wählen. Ob der Text beim Umwandeln komprimiert wurde, ist daran zu erkennen, daß die PDF-Datei mit einem Texteditor (notepad.exe) zu öffnen ist. Ist der Text komprimiert, erscheinen fast nur Symbole, liegt keine Kompression vor so sind zumindest Text-Fetzen auffindbar.

Sollen benutzt werden, die in der Standard-Vorlage noch nicht aufgeführt ist, genügt eine eMail an webmaster [a.t} hiorg-server.de !

Hier wird aufgezeigt, wie Sie HiOrg-Server in Ihre (bestehende) öffentliche Website integrieren. Siehe dazu die gesonderte Seite Integration

Hier kann eingesehen werden, wie lange das Abo der PRO-Version noch läuft. Weiterhin findet sich hier ein Link, mit dem man diese Laufzeit der PRO-Funktionen verlängern kann.
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