Helferstunden

Unter Helferstunden können Sie neue Helferstunden erfassen sowie sich Listen der geleisteten Helferstunden je Helfer bzw. Veranstaltung als auch die Helferstundenstatistik Ihrer Organisation anzeigen lassen.

Im Gegensatz zum Menüpunkt Helferstunden im Menu Mein Konto, wo lediglich die Möglichkeit besteht, die eigenen Stunden anzeigen zu lassen, geht es hier um die definitive Erfassung geleisteter Stunden. Für die hier dargestellten Funktionen benötigen Sie das Benutzerecht stunden.

- Benutzerrecht stunden
- Aktivierung der Helferstunden-Funktionalität unter System→Funktionen von HiOrg-Server


- Einstellungen unter System→Einstellungen→Helferstunden


Hier haben Sie eine Übersicht über die in Ihrem System hinterlegten Helferstundentypen und Sie können hier Typen löschen, ändern und neue Typen hinzufügen. Des Weiteren können Sie für jeden einzelnen Typ angeben, ob der Typ als Standardwert bei einer Veranstaltungsart festgelegt werden soll. Am Ende jedes einzelnen Datensatzes sehen Sie die Anzahl der Verwendungen des entsprechenden Typs oder ob der Typ mittels Löschung der Bezeichnung im Textfeld zu löschen ist.


Weitere Einstellungen, wie z.B. für ein selbst definiertes Zahlenfeld, welches in den Tabellen Liste Helfer und Liste Datum als zusätzliches Feld dargestellt wird, befinden sich unterhalb der Helferstundentypen.

Hier können Sie neue Helferstunden speichern, indem Sie einen Anlass, das Datum, Beginn und Ende angeben und mittels Link Liste oder der Eingabe eines Namens in das Schnellwahl-Feld unter Helfer diese auswählen, die Angaben unter Von, Bis und Stunden und Typ ergänzen und auf Speichern und freigeben klicken. Sollten diese Werte für alle gelten, so tragen Sie diese bitte in die Zeile für alle: ein und bestätigen durch einen Klick auf den alle ändern-Button. Sie haben hier die Möglichkeit, Helferstunden frei - unabhängig von einem Dienst, Kurs oder Termin - zu erfassen.

HiOrg-Server bietet Ihnen die Möglichkeit, sich die Helferstunden in verschiedenen Listen anzeigen zu lassen. Eine davon ist Liste Helfer, die nach den Helfern sortiert ist. Zur Auswahl dieser Liste wählen Sie den Punkt Liste Helfer im Menu Helferstunden.


Oberhalb der Liste finden Sie die Links Druckansicht und Statistik 20JJ, mit welchen Sie einen Druckansicht erzeugen bzw. die Statistik aufrufen können. Dann folgen diverse Filtermöglichkeiten wie z.B. filtern nach Helferstundentypen, Mitglieder die bestimmten Gruppen angehören oder auch nach verschiedenen Veranstaltungsarten. Des Weiteren kann neben der Liste für das aktuelle Jahr auch eine Liste der vorherigen Jahre (durch Anklicken der Links) oder eine Liste über einen frei wählbaren Zeitraum (geben Sie dazu in die Felder das Start- und Ende-Datum an und klicken Sie dann auf OK) betrachtet werden.

Die Tabelle aus der Liste Helfer kann um eine weitere Spalte ergänzt werden, die die Aufwandsentschädigung als Betrag für die jeweiligen Helfer enthält. Tragen Sie dazu rechts oben neben der Tabelle den Stundensatz für die Aufwandsentschädigung ein.

Auf Wunsch können auch direkt in der Liste als weitere Spalten die von den Mitgliedern hinterlegten Bankverbindungen gezeigt werden. Setzen Sie dazu das Häkchen bei Konto zeigen. Dies bringt Ihnen z.B. dann eine Erleichterung, wenn Sie dabei sind, die Aufwandsentschädigung an die einzelnen Mitglieder zu überweisen.
Unterhalb der Tabelle finden sie die Exportfunktionalität (Link Angezeigte Helferstunden exportieren) und ein Klick auf den Link Liste aller Dienste unterhalb der Tabelle bringt Sie zur Helferstunden-Veranstaltungsliste.


Vor den einzelnen Mitgliedsnamen finden Sie jeweils den Link Liste. Über diesen Link gelangen Sie auf eine detailierte Übersicht der Helferstunden des einzelnen Helfers. Mittels Klick auf das Stift-Symbol sind die einzelnen Datensätze bearbeitbar.

Sie haben auch die Möglichkeit, sich die Helferstunden nach Datum sortiert anzeigen zu lassen.
Wählen Sie Dazu den Punkt Liste Datum im Menu Helferstunden.


Auch über dieser Liste finden Sie die üblichen Filterfunktionen. Ebenso ist ein direkter Sprung zur Statistik möglich.
Eine Änderung des Betrachtungszeitraumes erreichen Sie durch Klicken auf die ensprechenden Jahreszahlen-Links oder durch die Eingabe des Start- und Endedatums in die hierzu vorgesehenen Felder. Über das Stiftsymbol können Sie wieder den ensprechenden Datensatz bearbeiten.
Unterhalb der Tabelle finden Sie zwei Exportfunktionen und einen weiteren Link mit dem auch Veranstaltungen OHNE Helferstunden mitangezeigt werden können.

Mit HiOrg-Server können Sie durch einen Klick eine Statistik erzeugen.
Wählen Sie den Punkt Statistik im Menu Helferstunden.


Hier werden die Helferstunden einmal nach Einsatzanforderungen und danach nach Helferstundentypen gegliedert.