Kommunikation

Im Bereich Kommunukation können Sie SMS- und Rundmails an Ihre Mitglieder versenden, Pinnwand-Einträge lesen und neue erstellen, Terminabsprachen erstellen und Abstimmungsergebnisse einsehen und unter Dokumente können Sie Dokumente hochladen und/oder bearbeiten und neue Ordner erstellen.

- Benutzerrecht rundmail (Mails an mehrere Mitglieder schreiben) und/oder sms (SMS versenden)
- unter System→Einstellungen→Vorlagen→SMS / E-Mail Textbausteine anlegen und bearbeiten von Textvorlagen, die in SMS oder Rundmails verwendet werden können.

Unter Kommunikation→SMS senden können Sie SMS an die Mitglieder versenden (Dies setzt allerdings voraus, dass das SMS-Konto auch ein Guthaben aufweist). Aufladen können Sie ihr Konto unter System→Mein HiOrg-Server→SMS Konto

Das SMS-Konto kann auf mehrere Arten aufgeladen werden

• über Sofortüberweisung
• über Paypal
• Überweisung

Bei der Versendung der SMS stehen Ihnen im oberen Bereich zahlreiche Filtermöglichkeiten für die Empfänger zur Verfügung. Im Bereich Empfänger sehen Sie, die den Filtereinstellungen entsprechenden Empfänger. Diese müssen in den Mitgliedereinstellungen eine Rufnummer angegeben und bei den Benachrichtigungen eingestellt haben, dass sie für „Allgemeine Benachrichtigungen ohne Bezug zu konkretem Dienst / Termin / Kurs“ SMS erhalten wollen. Wenn eine dieser beiden Voraussetzungen nicht gegeben ist, wird das unter dem Empfänger-Namen angezeigt. Die verfügbaren Empfänger sind durch anhaken der Checkbox vor dem Namen auswählbar.


Im Bereich weitere Empfänger können Sie die Telefonnummer von weiteren gewünschten Empfängern eintragen.
Im Bereich Text können Sie den Text der SMS eingeben. Hier haben Sie auch die Möglichkeit Texte aus den Vorlagen über —Textbausteine wählen— auszuwählen oder auch neue Textbausteine zu erstellen. Nach Anlage neuer Textbausteine werden diese auch unter System→Einstellungen→Vorlagen→SMS / E-Mail Textbausteine dargestellt. Mittels Schnellwahltasten Andrede, Vorname und Nachname werden Variablen eingefügt, mittels derer die SMS pro Empfänger personalisiert werden kann. Über die Schaltfläche SMS versenden können Sie schließlich die SMS an die ausgewählten Empfänger versenden.

SMS mit niedriger Prio (Standard-SMS) werden über günstiges (aber unzuverlässiges) Auslandsrouting versandt, auch wir haben keinen Einfluss auf die dann beim Empfänger erscheinende Absenderkennung. Eine direkte Antwort ist somit nicht möglich. Bei „normalen“ SMS (Prioritäts-SMS) wird eine rasche Zustellung garantiert, ebenso kann die Absenderkennung der Nachricht festgelegt werden, so dass ggf. eine direkte Antwort möglich ist. Hier sieht man auch immer aktuell, was dieser Service kostet. Es wird je versendeter SMS abgerechnet.
Es ist möglich die SMS zu einem späteren Zeitpunkt versenden zu lassen, indem Sie einen Versandzeitpunkt festlegen.
Auch ist in der Fußzeile jederzeit ersichtlich, wieviel Guthaben noch besteht und wievielen SMS dies entspricht.

Unter Kommunikation→Rundmail senden können Sie E-Mails an ausgewählte Empfänger versenden.

Bei der Versendung der E-Mail stehen Ihnen im oberen Bereich zahlreiche Filtermöglichkeiten für die Empfänger zur Verfügung. Im Bereich Empfänger sehen Sie, die den Filtereinstellungen entsprechenden Empfänger. Diese müssen in den Mitgliedereinstellungen eine E-Mail-Adresse angegeben und bei den Benachrichtigungen eingestellt haben, dass sie für „Allgemeine Benachrichtigungen ohne Bezug zu konkretem Dienst / Termin / Kurs“ E-Mails erhalten wollen. Wenn eine dieser beiden Voraussetzungen nicht gegeben ist, wird das unter dem Empfänger-Namen angezeigt. Die verfügbaren Empfänger sind durch anhaken der Checkbox vor dem Namen auswählbar.
Im Bereich weitere Empfänger können Sie die E-Mail_Adressen von weiteren gewünschten Empfängern eintragen.



Im Bereich Text können Sie den Text der E-Mail eingeben. Hier haben Sie auch die Möglichkeit Texte aus den Vorlagen über —Textbausteine wählen— auszuwählen oder auch neue Textbausteine zu erstellen. Nach Anlage neuer Textbausteine werden diese auch unter System→Einstellungen→Vorlagen→SMS / E-Mail Textbausteine dargestellt. Mittels Schnellwahltasten Andrede, Vorname und Nachname werden Variablen eingefügt, mittels derer die E-Mail pro Empfänger personalisiert werden kann. Über die Schaltfläche E-Mails versenden können Sie schließlich die E-Mail an die ausgewählten Empfänger versenden. Sie haben auch die Möglichkeit Anhänge mit der E-Mail zu versenden. Dazu laden Sie bitte den gewünschten Anhang hoch oder wählen Sie ein im System unter allgemeine Dokumente gespeicherte Dokumente zum Hochladen aus. Es ist möglich die E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt versenden zu lassen, indem Sie einen Versandzeitpunkt festlegen.

Die Pinnwand im HiOrg-Server dient der internen Kommunikation der Mitglieder untereinander. Unter Kommunikation→Pinnwand haben Sie die Übersicht über die Pinnwand-Einträge. Hier können Sie auch neue Einträge hinzufügen, bestehende bearbeiten, eine Antwort erstellen oder Einträge löschen.


Bei Beiträgen mit einer Umfrage können Sie Ihre Auswahl treffen und zu speichern. Des Weiteren ist es Möglich zu jedem Beitrag Dokumente hinzuzufügen.

Wenn Sie einen neuen Beitrag erstellen wollen, dann müssen Sie für diesen einen Titel angeben. Im komfortablen Text-Editor können Sie Ihren Text eingeben und nach Ihren Ansprüchen und Wünschen formatieren. Unterhalb des Texteditors kann der Zielpersonenkreis, wie z.B. Leitungskräfte oder ausgewählte Gruppen, angegeben werden für die der Beitrag zugänglich gemacht werden soll. Dokumente können nach dem Speichern des neuen Beitrages hinzugefügt werden.


Wenn Sie eine Umfrage machen wollen, dann setzen Sie bitte den Haken bei Umfrage. Daraufhin öffnet sich der Einstellbereich für die Umfrage, in dem Sie Vorschläge mittels Klick auf das +-Symbol hinzufügen können. Des Weiteren gibts es Auswahlmöglichkeiten, was den Mitgliedern erlaubt ist zu tun, wie z.B. Mehrfachauswahl der Vorschläge.


Unter Sonstige Einstellungen können Sie festlegen wo der neue Beitrag eingereiht werden soll, ob Benutzer antworten dürfen und ob und wie lange der Beitrag in der Übersicht erscheinen soll. Dies ist der Fall, wenn Sie ein Bis-Datum eingeben.

Unter Kommunikation→Terminabsprachen können Sie im HiOrg-Server Absprachen zu bestimmten Terminen mit Ihren Mitgliedern erzeugen.


In der Übersicht sehen Sie alle im System enthaltenen Terminabsprachen. Hier können Sie einzelne Terminabsprachen löschen oder bearbeiten und sich das Abstimmungsergebnis anzeigen lassen.

Mit Klick auf Neue Terminabsprache hinzufügen öffnet sich folgende Seite:
Um eine neue Terminabsprache zu erstellen, benötigt man das Benutzerrecht termin

Neben den Eingaben für Betreff (Pflichtfeld) und Beschreibung müssen Sie wählen, ob und wie das Abstimmungsergebnis den Abstimmern angezeigt wird. Sie haben die Auswahl zwischen Namentlich und Summe, Nur Summe und Nicht anzeigen. Bei Nicht anzeigen z.B. kann der jeweilige Abstimmer lediglich seine eigene Abstimmung sehen. Unter Zielgruppe können Sie den Personenkreis auswählen für die die Terminabsprache relevant ist. Sie können aus den in Ihrem HiOrg-Server existierenden Gruppen auswählen, Ausbilder oder Leitungsteam oder individuell über den Helferdialog Personen auswählen. Im Bereich Vorschläge (Pflichtangabe) lassen sich neue Vorschläge über das +-Symbol hinzufügen. Im sich öffnenden Dialog müssen Sie dann das Datum und die Start- und Endezeit des Vorschlages angeben. Um die Teilnehmer per E-Mail über die Terminabsprache zu informieren, setzen Sie bitte den entsprechenden Haken. Des Weiteren kann auch der Ersteller per E-Mail informiert werden, wenn eine Person eine Abstimmung abgegeben hat. Hierzu müssen Sie ebenfalls den entsprechenden Haken setzen. Im Bereich E-Mail-Empfänger wird dargestellt, wieviele ausgewählte Personen die E-Mail empfangen können. Um die E-Mail empfangen zu können, muss in den Mitgliedereinstellungen die E-Mail-Adresse angegeben sein und unter Benachrichtigungen die Haken bei Benachrichtigungen zu Terminabsprachen und E-Mail gesetzt sein. Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, müssen Sie die Schaltfläche Terminabsprache hinzufügen betätigen und schon erscheint die neue Terminabsprache in der entsprechenden Liste. Die Zielpersonen, die abstimmen sollen, werden zusätzlich zu eventuell versendeter E-Mail (wenn Haken gesetzt wurde) mittels Benachrichtigung auf der Übersicht über die Terminabsprache informiert und können mittels angegebenen Link direkt zur relevanten Terminabsprache springen:

Mittels Klick auf das Stift-Symbol bei der entsprechenden Terminabsprache, lässt sich diese bearbeiten.


Bei der Bearbeitung der Terminabsprache ist hier zu beachten, dass die Zielgruppe nachträglich nicht mehr verändert werden kann. Sie können hier den Betreff, die Beschreibung und die Vorschläge abändern. Wenn der Haken bei Teilnehmer per E-Mail informieren gesetzt ist, dann werden die Zielpersonen mittels Benachrichtigung in der Übersicht, auf die Änderung hingewiesen:


Unter Terminabsprache beenden können Sie den gewünschten Termin auswählen und eine Veranstaltung (Termin, Dienst, Kurs) zu diesem Termin erstellen lassen oder aber auch die Terminabsprache ohne Anlage einer Veranstaltung mit der entsprechenden Schaltfläche schließen. Bei der Anlage einer Veranstaltung wird die Terminabsprache geschlossen. Wenn Sie sie danach wieder öffnen wollen, können Sie dies mit der Schaltfläche Wieder öffnen tun. Zum Löschen der Terminabsprache wählen Sie die Schaltfläche Löschen aus.

Zur Abstimmung der Terminabsprache kommen Sie über den Link zu der Terminabsprache bei den Benachrichtigungen oder ggfs. durch einen Link in der erstellten E-Mail (falls E-Mails an Abstimmer angehakt und der Link in der E-Mail mittels voreingesteller Variable ausgewählt war). Des Weiteren kommen Sie zur Abstimmung, wenn Sie in der Liste bei der relevanten Terminabsprache auf Abstimmung anzeigen klicken.


Sie werden dann auf die Abstimmungsseite weitergeleitet:


Hier sehen Sie dann, je nach Anzeige-Einstellung (Namentlich und Summe, Nur Summe oder Nicht anzeigen), Informationen wer abgestimmt hat und Sie können hier auch selbst abstimmen, falls Sie in der Zielgruppe der Terminabsprache enthalten sind.

Nähere Informationen zu Dokumenten finden Sie hier.