Grundeinstellungen HiOrg-Server KURSE

Zur Nutzung von HiOrg-Server KURSE (nach Freischaltung durch HiOrg-Server) müssen zunächst folgende Anpassungen vorgenommen werden:

Unter System > Einstellungen > Allgemein > Organisationsdaten die E-Mail-Adressen des Ansprechpartners für Kurse und des Bearbeiters für Teilnehmermeldungen (E-Mail Online-Anmeldungen) eingeben.

Unter System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse > Ausbildung allgemein können Ausbildungsstellen durch das Plus-Symbol hinzugefügt oder durch das Stift-Symbol bearbeitet werden. In dem sich öffnenden Dialog kann man alle relevanten Einstellungen, wie etwa die Bezeichnung oder den Ausbildungsbeauftragten sowie die Daten zur Meldung bei der BG-QSEH, für die jeweilige Ausbildungsstelle vornehmen. Die Anzahl der hinzufügbaren Ausbildungsstellen lässt sich bei Bedarf erweitern.
Des Weiteren können hier Einstellungen zur öffentlichen Webseite, für die interne Kursnummer, Datenerhebungen für Kursteilnehmer, die Frist für das BG-Anmeldeformular und den Rechten der Ausbilder bzgl. Teilnehmerdaten und Teilnahmebestätigungen angepasst werden. Auch die Verknüpfung mit der DLDB des DRK wird hier vorgenommen. Weiterhin können Sie hier nach Bedarf AGB für Ihre Ausbildungen und ein Anmeldeformular für BG-Lehrgänge hinterlegen. Wenn sie angepasste Texte für die Häkchen zur Einwilligung Datenschutz bei der externen Teilnehmer-Anmeldung oder auch bei der externen Kurs-Anfrage anzeigen wollen, dann können Sie die Texte hier angeben. Zum Ende hin lassen sich eigene Texte für die öffentliche Kurs-Übersichtsseite und für die Teilnehmer-Anmeldung einstellen.

Unter System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse > Berufsgenossenschaften können Sie nach Bedarf BG-Favoriten aus den von der DGUV vorgeschlagenen Abrechnungsadressen und weiteren, sich in Verwendung bei Kursteilnehmern oder Arbeitgebern befindlichen, Abrechnungsadressen Ihre Favoriten wählen. Dies können Sie tun, indem sie den Haken bei „Favoriten auswählen“ setzen und dann Ihre Favoriten in der angezeigten BG-Tabelle in der Favoriten-Spalte mittels Haken markieren. Wenn in den Einstellungen das Feature Debitorennummern-Verwaltung aktviert ist, wird die Debitorenummer, falls für die entsprechende BG vorhanden, mit in der Liste angezeigt.


Die als Favoriten ausgewählten Berufsgenossenschaften werden dann bei der Berufsgenossenschafts-Auswahl, z.B. in der Kursteilnehmer-Liste oder im Kursteilnehmer-Dialog, vorgeschlagen.


Wenn man keine Favoriten auswählt, werden alle von der DGUV vorgeschlagenen Abrechnungsadressen zur Auswahl angeboten. Zusätzlich sind auch die bereits ausgewählten und gespeicherten Berufsgenossenschaften in beiden Fällen in der Liste enthalten, auch wenn sie keine Favoriten oder DGUV-Abrechnungsadressen sind.
Wenn man den Haken bei „BG-Auswahl bei externer Teilnehmer-Anmeldung anbieten“ setzt, wird die BG-Auswahl bei der externen Teilnehmer-Anmeldung angeboten. Des Weiteren wird für die externe Anmeldung der Kommentar für die ausgewählte BG unterhalb der BG-Auswahl angezeigt, den man vorher in den Einstellungen für Berufsgenossenschaften in der Spalte „Kommentar für externe TN-Anmeldung“ angegeben hat.

Unter System > Einstellungen > Vorlagen > Systemmails können Sie nach Bedarf die E-Mail-Vorlagen für die automatischen Mails an Ausbilder, Firmen und Kursteilnehmer ändern bzw. eigene Vorlagen hinterlegen.

Unter System > Einstellungen > Vorlagen > Formulare können Sie nach Bedarf die Formulare mit den Details zum Kurs und für die Teilnehmermeldung an die BG ändern bzw. eigene Vorlagen hinterlegen.

Wir empfehlen dringend, hier u.a. entsprechende Hinweise zu Datenschutz und Datenverarbeitung der Teilnehmerdaten zu hinterlegen und so die Einverständniserklärung des Teilnehmers zur Verarbeitung einzuholen.

Unter System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular kommen Sie zu den Einstellungen für Rechnungen für Kurse. Dieser Themenbereich wird unter Kurse-Rechnungen näher erläutert.

Unter System > Kurstypen werden die angebotenen Lehrgangsarten inklusive eigene Vordrucke für die Teilnehmerliste bzw. die Teilnehmerbescheinigung hinterlegt.
Die Tabelle bietet einen Überblick über die bereits angelegten Kurstypen (standardmäßig EH). Diese können hier sortiert (Mouse-Taste auf dem Pfeile-Icon des Eintrages gedrückt halten und gleichzeitiges Ziehen des Eintrages an die gewünschte Stelle und danach Schaltfläche zum Speichern anklicken) und über die Symbole am rechten Rand bearbeitet, dupliziert oder gelöscht werden.

Über die Maske unterhalb der Tabelle ist das Anlegen neuer Kurstypen möglich:

• Vorlage:
  Vorlagen, die andere HiOrg-Server-Nutzer der Allgemeinheit zur Verfügung stellen
• Name:
  Klartextname des Kurses\\Achtung: wird genau so auf den Dokumenten und bspw. im Internet ausgegeben
• Kürzel:
  Abkürzung des Kursnamens, die in den Terminübersichten etc. verwendet wird. Muss eindeutig sein.
• einheitlicher Kurstyp:
  
• Dauer:
  Anzahl der Unterrichtseinheiten, kann auf die Teilnehmerbescheinigungen übernommen werden, steht auch in der Online-Anmeldung
• Regel-Anzahl Kurstage:
  Anzahl der Kurstage, aktiviert entsprechende Eingabefelder
• Regel-Kurszeiten:
  Zeit an der der Kurs in der Regel stattfindet.
• Regel-Teilnehmerzahl:
  Anzahl der Teilnehmer.
• Regel-Anzahl Online-Anmeldungen:
  Anzahl derer, die sich über die externe Teilnehmeranmeldung eintragen können.
• Kurs nach wievielen Monaten zur Auffrischung vorschlagen:
  Anzahl an Monaten, nachdem der Kurs wieder aufgefrischt werden soll.
• Auffrischungskurs:
  Kurs mit dem der zu bearbeitende Kurs aufgefrischt werden soll.
• Teilnehmergebühren:
  Hier können unterschiedliche Gebühren für verschiedene Personengruppen angelegt werden. Wenn „öffentlich“ ausgewählt ist, wird der Preis bei der externen Teilnehmer-Anmeldung zur Auswahl vorgeschlagen. Mit der Auswahl bei „Diese Gebühr bei Übertragung an externe Schnittstellen nutzen“ gibt man an, welcher Preis an externe Schnittstellen übertragen werden soll. Wenn in den Einstellungen das Feature Umsatzsteuer explizit ausweisen aktiviert ist, dann werden die Gebühren in Netto- und Brutto-Beträgen und die Umsatzsteuer dargestellt und der Brutto-Betrag an externe Schnittstellen übertragen.
• Zusatzleistungen:
  Leistungen die zusätzlich zu dem Kurs hinzugebucht werden können. Auch hier wird, wenn das Feature Umsatzsteuer explizit ausweisen aktiviert ist, der Betrag der jeweiligen Zusatzleistung in Netto- und Brutto-Betrag und die Umsatzsteuer dargestellt.
• Auswahlfeld öffentlich / BG oder interne Ausbildung
  öffentliche Kurstypen können in Ihre Internetpräsentation eingebunden werden, die andere Option kennzeichnet organisationsinterne Kurstypen. Achtung: Das Auswahlfeld (Drop-Down) entscheidet darüber, ob für Teilnehmer Arbeitgeber- und BG-Daten erfasst werden und aktiviert entweder die automatische Kursmeldung an die BG-QSEH (dazu müssen in den Einstellungen Ihre Zugangsdaten zur BG-QSEH hinterlegt sein) oder die Erinnerung, dass ein Kurs noch nicht bei der BG-QSEH gemeldet wurde.
• Mindestalter / Höchstalter:
  ermöglicht Teilnehmerbeschränkungen auf bestimmte Altersgruppen

• Beschreibung:
  hier können / sollten Sie eine Beschreibung des Kurses (v.a. bei öffentlichen Kurstypen) zur Präsentation auf Ihrer Internetseite hinterlegen. Diese kann im vorliegenden Editor gestaltet werden, mit der Schaltfläche visuell|HTML können Sie nach Wunsch zur direkten HTML-Eingabe wechseln (sicher eher was für Profis…).
• Bild oben und Bild unten:
  Für Grafiken, die ober- bzw. unterhalb des Kursangebotes auf der öffentlichen Webseite angezeigt werden sollen.
• Zielseite nach Anmeldung und Bestätigung:
  Adresse einer Webseite zu der nach der Kursanmeldung weitergeleitet werden soll.
• Kontrollkästchen:
  Hier kann Ihr Kurstyp zur Verwendung durch andere HiOrg-Server-Nutzer freigegeben werden.
  
  

• Vorlage Teilnehmerbescheinigung:
  Teilnahmebescheinigungen für den Kurstyp können hier aus verschiedenen Vorlagen ausgewählt, bearbeitet oder neu erstellt werden. Außerdem wird hier das Papierformat und der PDF-Konverter für die Ausgabe eingestellt.