Kursteilnehmer

Kursteilnehmer können aktiv im System angelegt werden (mit Recht kurse) bzw. als Ausbilder, oder sie können sich selbständig über das externe Online-Formular registrieren. Auch bereits angelegte Mitglieder können als Kursteilnehmer eingeteilt werden.
Anm.: Ohne entsprechende Bearbeitungsrechte können Teilnehmerdaten nur mit dem Benutzerrecht kurse editiert und geändert werden.

Kursteilnehmer können über die Übersicht angelegt werden. Dazu auf der Übersichtsseite beim entsprechenden Kurs auf [TN]

oder in der Kursliste (Kurse→Alle Kurse) auf die Anzahl der Kursplätze klicken.

Hier können nun neue Teilnehmer hinterlegt werden. Ein Klick auf [Teilnehmer hinzufügen] öffnet den Dialog zum Hinzufügen von Teilnehmern.


Hier kann man Namen (wenn man einen bestehenden Namen eingibt, dann werden bereits angelegte Personen zur Auswahl vorgeschlagen), Anschrift, Geburtsdatum, Telefon, E-Mail (für diese 4 Angaben können Einstellungen unter System→Einstellungen→Ausbildung / Kurse→Ausbildung allgemein Erhebung Teilnehmerdaten vorgenommen werden. So kann man steuern, welche Daten von den Teilnehmern bei der Anmeldung erhoben werden sollen), Firma und BG ändern, das BG-Anmeldeformular als eingereicht markieren (Rechnungserstellung ist nur möglich bei Abrechnung über die BG, wenn das Formular eingereicht worden ist) und rechnungsrelevante Angaben tätigen. Im Bereich Rechnung werden die Zusatzleistungen, welche am Kurstyp hinterlegt sind, zur Auswahl angeboten. Bei Auswahl von Zusatzleistungen werden deren Beträge auf die Kursgebühr aufaddiert und das Ergebnis im Bereich Gesamtbetrag dargestellt.
Wenn in den Einstellungen System→Einstellungen→Rechnungen/Anforderungsformular das Feature Umsatzsteuer explizit ausweisen aktiviert ist, dann werden sämtliche Beträge im Dialog in Netto und Brutto angezeigt.
Des Weiteren kann man durch Klicks auf „Interne Teilnehmer verwalten“ und anschließend auf „Liste“ oder „Externe“ Teilnehmer mittels Helferauswahl-Dialog hinzufügen.

Die hinzugefügten Teilnehmer weden in der Teilnehmerliste dargestellt.


Über der Liste befinden sich diverse Links mit denen man z.B. zum Kurs navigieren, sich eine Kartenansicht des Veranstaltungsortes anzeigen oder auch die Teilnahmebestätigungen anzeigen bzw. ausdrucken lassen kann. Des Weiteren befinden sich hier zwei Drop Down Felder mit denen sich die Teilnehmerliste filtern lässt.
In der Titelzeile wird der Namen, Vorname, die Bezeichnung der Firma, die ausgewählte BG und Icons mit diversen Funktionalitäten (bearbeiten eines Eintrages, Teilnehmerbestätigung ausdrucken, Rechnung erstellen und Historiendatensätze anzeigen) dargestellt.
Ansicht Historien-Datensätze:

Im Hauptbereich des Eintrages in der Teilnehmerliste werden die im Dialog getätigten Angaben gruppiert angezeigt. In den ersten Beiden Blöcken werden Adressdaten mit E-Mail und Geburtsdatum etc. zusammengefasst. Im nächsten Abschnitt befinden sich anmeldungsrelevante Daten und im vierten Abschnitt werden rechnungsrelevante Daten, wie z.B. die Gebühr (wenn in den Einstellungen das Feature Umsatzsteuer explizit ausweisen unter System→Einstellungen→Rechnungen/Anforderungsformular aktiviert ist werden die Gebühr und die Gesamtgebühr als Brutto-Betrag dargestellt) und der Empfänger der Rechnung, dargestellt. Wenn über die BG abgerechnet wird, dann wird in diesem Abschnitt auch angezeigt, ob das BG-Anmeldeformular bereits eingereicht worden ist (grünes Symbol „BG-Anmeldeformular“). Wenn das Formular noch nicht eingereicht wurde, wird das Symbol ausgegraut dargestellt. Die Abrechnung über die BG ist für den zu bearbeitenden Teilnehmer nur möglich, wenn das Anmeldeformular eingereicht wurde. Im letzten Abschnitt der Teilnehmerdaten werden die Zusatzleistungen aufgelistet. Wobei hier gebuchte Zusatzleistungen in Grün und nicht gebuchte ausgegraut dargestellt werden.
Des Weiteren lassen sich, mittels Mehrfachauswahl, verschiedene Aktionen (z.B. E-Mail senden, Gebühr ändern, umbuchen etc.) für die ausgewählten Teilnehmer in einem Zuge durchführen. Funktionalitäten zum Exportieren und Importieren von Teilnehmern sind ebenfalls unterhalb der Teilnehmerliste als Link zu finden.

Wird auf der öffentlichen Webseite das Online-Formular zur Anmeldung angeboten, können sich Teilnehmer selbst zum Kurs anmelden. Die eingegebenen Daten erscheinen sofort im System und können mit Klick auf die Teilnehmerliste [TN] eingesehen werden. Der Teilnehmer erhält eine Bestätigung an die ggf. eingetragene E-Mail-Adresse.

Mit der Reservieren-Eingabemaske, unterhalb der Teilnehmer-Tabelle (Ansicht: Kursteilnehmer), können Sie für Ihre Mitarbeiter Teilnehmerplätze für den Kurs reservieren. Dort werden Anzahl der Reservierungen, der Firmenname, die BG, die Gebühr und, falls erforderlich, eine Bemerkung eingetragen. Sobald im Feld Firma ein Buchstabe eingegeben wird, schlägt das System bekannte Firmen aus der hinterlegten Liste vor. Wenn die Firma dem System nicht bekannt ist, kann man sie neu anlegen mittels Haken setzen bei „Firma neu anlegen“. Solange der Kurs nicht ausgebucht ist, kann die Firma die Anzahl der Teilnehmer selbst erhöhen. Mit Klick auf „OK“ erscheinen in der Teilnehmerliste die reservierten Plätze für die angegebene Firma.

(Diese Funktion ist voraussichtlich erst ab März 2022 verfügbar)

Kursteilnahmen können über die Mehrfachänderung auf der Kursteilnehmerliste oder im Dialog „Teilnehmer bearbeiten“ storniert werden. Analog können Teilnehmer auch über den Selbstverwaltungslink durch den Ansprechpartner im Unternehmen selbst storniert werden. Für interne Teilnehmer ist eine Stornierung nicht vorgesehen.

Wird eine Stornierung durchgeführt, so sendet das System an den Teilnehmer eine Stornierungsbestätigung per E-Mail, sofern diese Option nicht beim Durchführen der Stornierung über die Checkbox deaktiviert wird. Die Option ist standardmäßig aktiv, solange der Kursbeginn in der Zukunft liegt. Hat der Kurs bereits begonnen, ist die Checkbox nicht mehr automatisch aktiviert. Der Inhalt dieser E-Mail kann unter System > Einstellungen durch einen Benutzer mit „admin“-Rechten angepasst werden werden. Wird die Stornierung über den Selbstverwaltungslink durchgeführt, so erhält der Teilnehmer keine E-Mail.

Außerdem kann im Rahmen der Stornierung entschieden werden, ob die Teilnahme weiterhin berechnet werden soll. Hierzu kann im Bestätigungsdialog die Checkbox „Teilnahme nicht berechnen“ gesetzt werden. Standardmäßig ist diese nicht aktiv. (Diese Option ist bei der Verwendung der Mehrfachaktion „Teilnahme stornieren“ nicht möglich. In diesem Fall kann bei Bedarf im Anschluss die Mehrfach-Aktion „Gebühr ändern“ verwendet werden.)

Stornierte Teilnehmer können über den Button „erneut anmelden“ im Dialog „Teilnehmer bearbeiten“ nochmals in „aktive“ Teilnehmer umgewandelt werden. Auch in diesem Fall wird (sofern nicht deaktiviert) eine Anmeldebestätigung an den Teilnehmer versandt.

Das Stornieren einer Teilnahme hat folgende Auswirkungen:

• Stornierte Teilnahmen werden in der Kursliste ganz unten angezeigt und entsprechend markiert
• Der zuvor belegte Teilnehmerplatz wird wieder freigegeben und bei der Berechnung der verfügbaren Restplätze nicht mitgezählt
• Für stornierte Teilnahmen können keine Teilnahmebestätigungen gedruckt werden
• Stornierte Teilnahmen werden in den Formularen (z.B. Teilnehmer-Datenblatt, Teilnehmerliste, …) nicht angezeigt
• Für stornierte Teilnahmen werden keine Erinnerungen zu Kursauffrischungen vorgeschlagen
• Bei der Statistik werden stornierte Teilnahmen nicht mitgezählt
• Zu stornierten Teilnahmen können keine (Anmelde-)Bestätigungen versendet werden, freie E-Mails jedoch schon
• Wird die Teilnehmerliste zu einem Kurs exportiert, so werden stornierte Teilnahmen übersprungen
• Stornierte Teilnehmer werden bei geänderten Zeiten nicht informiert
• Stornierte Teilnehmer werden über die Funktion „alle auswählen“ nicht automatisch ausgewählt, diese können bei Bedarf zusätzlich markiert werden

Es besteht die Möglichkeit, dass Firmen Teilnehmer aus ihrem Haus selbst zum Kurs eintragen. So wird die Gefahr von falschen Informationen minimiert. Dies geschieht mittels eines Formulars, das als Link per E-Mail an die betreffende Firma versendet werden kann.

• In der Eingabemaske „Selbstverwaltungslink senden“ können Sie die Firma, zu der der Selbstverwaltungslink geschickt werden soll, auswählen.
• Sobald Sie hier mindestens einen Buchstaben eingegeben haben, schlägt das System Bestandskunden aus der hinterlegten Liste vor.
• Wenn ein oder mehrere Ansprechpartner hinterlegt sind, werden diese im Anzeigefeld „Ansprechpartner“ aufgelistet und wenn für die Ansprechpartnern eine E-Mail-Adresse eingetragen ist, wird diese im E-Mail-Feld vorausgewählt.
• Alternativ können Sie auch eine abweichende E-Mail-Adresse angeben. Mittels Klick auf „E-Mail senden“ wird der Selbstverwaltungslink an die E-Mail-Adresse versendet.

Für die E-Mail ist bereits ein Standardtext im System hinterlegt. Dieser kann aber jederzeit, unter Einstellungen→Systemmails und dann im Dropdown-Feld „Folgende Vorlagen können Sie bearbeiten:“ unter Kurse-Kunde den Eintrag Selbstverwaltungslink an Firmen, die Kursteilnehmer zu einem Kurs schicken auswählen, verändert werden.

Versendete Links werden im Bereich „Selbstverwaltungslink bereits erhalten“ mit Versanddatum und Namen der auslösenden Person aufgeführt.

Zudem kann über den Link auch das vorausgefüllte BG-Abrechnungsformular vom Unternehmen heruntergeladen werden. Ein aufwendiges Hin- und Herschicken des Formulars entfällt damit. Das Unternehmen unterschreibt und stempelt das Dokument, und reicht es rechtzeitig zum Kurstermin beim Ausbildungsbetrieb ein.