Lesebestätigung für allgemeine Dokumente

Mit dieser Funktion ist es möglich Lesebestätigungen für allgemeine Dokumente anzufordern. Dies kann man tun, indem man in der Dokumentenliste, die man unter dem Menü Kommunikation findet, zu dem Reiter „Ordner und Rechte / Dokument hinzufügen“ wechselt. Anschließend öffnet man den Dialog zum Hochladen / Ändern von Dokumenten mit einem Klick auf den Dokumentenlink in der Spalte „Dokumente“ in dem gewünschten Ordner. Hier ist es nun möglich eine Lesebestätigung für ein neues oder ein bereits vorhandenes Dokument anzufordern. Mitarbeiter, für die eine Lesebestätigung angefordert werden soll, werden mittels Wahl einer Gruppe selektiert. Es können nur Gruppen aus den berechtigten Gruppen des übergeordneten Ordners ausgewählt werden. Beim Speichern eines neuen Dokumentes werden zur Information Benachrichtigungen und, wenn der Haken bei „E-Mail-Benachrichtigung versenden“ gesetzt ist, E-Mails für die einzelnen Mitarbeiter der zuvor ausgewählten Gruppen versandt. Die Benachrichtigungen werden den relevanten Helfern jeweils in ihrer Übersicht in den Benachrichtigungen aufgelistet.


Das Datum der Erstanforderung der Lesebestätigung und wie viele Mitarbeiter die Lesebestätigung bereits zur Kenntnis genommen haben, kann man im Bearbeitenmodus eines Dokumentes im entsprechenden Bereich einsehen. Des Weiteren kommt man von hier aus, mittels Klick auf die Statusmeldung der Mitarbeiter, zu dem Einzeldialog der Lesebestätigung zu dem ausgewählten Dokument, der in einem Bild weiter unten dargestellt wird.


Eine Übersicht über alle angeforderten Lesebestätigungen findet man in der Dokumentenliste im neuen Reiter „Lesebestätigungen“. Hier findet man alle relevanten Informationen auf einen Blick und hat hier auch die Möglichkeit die Lesebestätgigung mittels Klick auf das Stift-Symbol zu ändern bzw. die Einzelansicht für ein Dokument mittels Klick auf das Info-Symbol zu öffnen.


In folgendem Bild wird der Einzeldialog der Lesebestätigung zu einem Dokument dargestellt. In dem Dialog werden alle Mitarbeiter aufgelistet, die eine Lesebestätigung abgeben müssen. Es ist unter anderem möglich die Mitarbeiter nach Gruppe und gelesen / nicht gelesen zu filtern. Des Weiteren kann man über den Dialog, vorher ausgewählten Mitarbeitern, eine Erinnerungs-E-Mail zusenden.

Helfer, für deren einsehbaren Dokumente eine Lesebestätigung angefordert wurde, haben in der Dokumentenliste im Reiter „Allgemeine Dokumente“ die Möglichkeit eine Lesebestätigung abzugeben bzw. können hier einsehen, welche Dokumente schon gelesen und bestätigt wurden. Hierfür werden 2 neue Symbole verwendet.


Mit dem Symbol in der ersten Reihe wird zum Ausdruck gebracht, dass die Kenntnisnahme des Dokumentes bereits erfolgt ist. Dies kann man ebenfalls an dem Text erkennen, welcher angezeigt wird wenn man mit der Mouse über das Symbol fährt und der das Datum der Bestätigung beinhaltet. Mit einem Klick auf das Öffnen-Symbol (im obigen Bild das Symbol in der unteren Reihe) kommt man zu dem Dialog, mit dem man die Kenntnisnahme des Dokumentes bestätigen kann und der im folgenden Bild dargestellt wird.


Eine zweite Möglichkeit ist, die Bestätigung in der Übersicht unter „Wichtige Dokumente“ abzugeben.


Als Helfer, der eine Lesebestätigung abgeben muss, werde ich mittels Benachrichtigung, die auf der Übersicht angezeigt wird, darauf aufmerksam gemacht. Hier ist auch die dritte Möglichkeit das Lesen eines Dokumentes zu bestätigen, nämlich indem man auf den Link „Lesebestätigung abgeben“ klickt. Daraufhin wird der bereits erwähnte Dialog zum Tätigen der Lesebestätigung dargestellt.


Wenn man zu Lesebestätigungen keine E-Mails erhalten möchte, dann kann man dies im Menü „Mein Konto“ unter „Meine Daten“ im Reiter „Benachrichtigungen“ einstellen.