Material

Im Menu Material finden Sie die Funktionen zur Materialverwaltung.

Für die Materialverwaltung benötigen Sie das Benutzerrecht material.
Des Weiteren gibt es unter System->Einstellungen->Funktionen (de-)aktivieren die Option die Materialverwaltung ein- und auszuschalten. Hier können Sie auch festlegen, ob die Disposition von Material, Fahrzeugen und Räumen bei Veranstaltungen freigegeben werden soll oder nicht. Mit der Verwaltung Dienstbekleidung / pers.Ausrüstung können Sie über die Mitgliederliste (je nach Einstellung auch Mitarbeiterliste) Kleider an Mitarbeiter ausgeben.

Material-Typen anlegen oder ändern.

Neues Material anlegen können Sie über System→Material→Material anlegen.

Um zur Material-Liste zu gelangen steht Ihnen der Zugriff über Material→Liste Material zur Verfügung.

Wenn Sie eine Liste von Materialien importieren wollen, dann können Sie das unter System→Datenpflege→Importieren→Material tun.


Mit Klick auf Material öffnet sich der Assistent, mit dem Sie eine bereits bestehende Materialliste in den HiOrg-Server importieren können. Die Bezeichnung und der Material-Typ jedes einzelnen Datensatztes muss angegeben werden. Des Weiteren finden Sie optionale Felder, die für den Import verwendet werden können, indem Sie auf den Link +optionale Felder klicken. Eine Vorlage für Ihren Import können Sie sich mittels Link Beispiel-Tabelle herunterladen beziehen.


Beim Importieren von Material werden in manchen Fällen bestehende Einträge überschrieben und in anderen Fällen neue Einträge angelegt. Wie dies ermittelt wird, ist im Folgenden beschrieben:

Im HiOrg-Server besteht ein Material-Datensatz aus einem Materialeintrag und einer oder mehreren Material-Untereinträgen. Beim Exportieren von Materialien erhält jede Zeile eine eindeutige ID, die sich aus Materialeintrag-ID und Material-Untereintrag-ID zusammensetzt (z.B. 78556 / 22671).

Wird in der Import-Datei sowohl eine Materialeintrag- als auch eine Material-Untereintrag-ID angegeben, so wird ein bereits existierender Datensatz überschrieben. Kann das System unter der angegebenen ID keinen Datensatz finden, so kommt es zu einer Fehlermeldung.

Ist in der Import-Datei lediglich eine Materialeintrag- , jedoch keine Material-Untereintrag-ID angegeben, so wird diese über die Inventarnummer eines bestehenden Datensatzes ermittelt und überschrieben. Existiert kein Datensatz, so kommt es zu einer Fehlermeldung. Passt die gefundene Material-Untereintrag-ID nicht zur Materialeintrag-ID, kommt es auch hier zu einer Fehlermeldung. Wird über die Inventarnummer kein Material-Untereintrag gefunden, so wird ein neuer Material-Untereintrag mit möglichen Duplikaten angelegt (wenn im Materialtyp steht, dass es nur einen Material-Untereintrag geben darf).

Sind in der Import-Datei weder Materialeintrag- noch Material-Untereintrag-ID angegeben, so wird ein Material-Untereintrag über die Inventarnummer ermittelt und im Falle eines Einzeltreffers sowohl Material-Untereintrag- als auch Materialeintrag-ID überschrieben. Gibt es keinen eindeutigen Treffer, so wird ein neuer Materialeintrag in einem neuen Material-Untereintrag mit möglichen Duplikaten angelegt (wenn im Materialtyp steht, dass es nur einen Material-Untereintrag geben darf).

Wenn Sie Material an Ihre Mitglieder (je nach Einstellung auch Mitarbeiter) ausgeben / zurücklagern wollen, erfahren Sie hier wie Sie dafür vorgehen können.

Für alle Materialien können begleitende Dokumente auf dem HiOrg-Server hinterlegt werden. Mögliche Beispiele sind Materialfotos, Betriebsanleitungen, Checklisten oder auch Merkblätter mit Warnhinweisen.

Einzelnen Materialeinträgen können je nach Materialtyp unterschiedliche Adressen zugeordnet werden z.B. für Lieferanten oder Dienstleister, um die dadurch entstehende Adressliste zentral verwalten zu können gibt es das Adressen-Verzeichnis.

Zur einfachen Verwaltung von Materialien können Barcodes erstellt werden. Diese werden unter Einbeziehung der hinterlegten Daten erzeugt und können als Etikett gedruckt werden. Weitere Informationen finden Sie hier.

Hier gibt es Hinweise zum erzeugten Barcode und geeigneten Scannern.

Verfügbarkeits-Übersicht erstellen und anzeigen.