Mitglieder

Im Menu Mitglieder (je nach Einstellung auch Mitarbeiter) finden Sie die Funktionen zur Mitgliederverwaltung. Für die hier beschriebenen Funktionen benötigen Sie das Benutzerrecht mitarbeiter.

Wählen Sie im Menu Mitglieder den Punkt Mitgliederliste.


Zum Anzeigen der Liste stehen Ihnen zahlreiche Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Setzen Sie die Filter Ihren Bedürfnissen entsprechend und die Seite wird automatisch aktualisiert. Oberhalb und unterhalb der Liste befindet sich ein Link zum Drucken der Liste. Des Weiteren befindet sich auch unterhalb der List ein Link zum Exportieren der dargestellten Liste.


Um die Daten eines Mitglieds zu bearbeiten klicken Sie auf das Stift-Symbol in der Zeile des entsprechenden Mitglieds.
Damit öffnen Sie die Daten-Maske des Mitglieds:


Wählen Sie den entsprechenden Reiter aus, um die Daten anzusehen oder zu ändern.
Vergessen Sie nicht, nach den Änderungen den Button [Geänderte Daten speichern] anzuklicken, damit Ihre Änderungen im Sytem erhalten bleiben.
Durch Anklicken des Schloss-Symbols vor einem Datenfeld bleibt diese Information für 'normale' Nutzer verborgen. (Mitglieder mit dem Recht mitarbeiter können diese Informationen auch dann sehen, wenn sie gesperrt sind)

Dieser Reiter enthält die Kontaktdaten wie Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummern.
Durch Setzen bzw. Nichtsetzen eines Häkchens kann festgelegt werden, ob die Handy-Nummer dem Veranstalter weitergegeben werden darf. Sofern es sich um einen Datensatz einer anderen Person handeln sollte, achten Sie bitte darauf, dass dessen Datenschutzwünsche nicht verletzt werden.

Hier finden Sie weitere Daten zur Kommunikation (ICQ), Kleidergrößen und Bankverbindungsdaten. Auch lassen sich hier Daten zur Fahrerlaubnis und Beruf hinterlegen.
Die Daten zur Bankverbindung sind aufgrund Ihrer Sensibilität standardmäßig auf gesperrt eingestellt.

Dieser Reiter beinhaltet die organisationsbezogenen Daten. Hinterlegen Sie hier Informationen zu Dienstbuch, Gruppenzugehörigkeiten, Qualifikationen, Dienststellungen und Ausbildungen. Funktionen und Lehrberechtigungen. Viele dieser Daten sind bei anderen Funktionen des HiOrg-Servers von Relevanz (z.B. Mindestqualifikationen bei Diensteinteilungen).
Es kann nur eine Qualifikation ausgewählt werden. Die Qualifikationen sind hierarchisch strukturiert. Das heißt, jede Qualifikationstufe beinhaltet die vorherigen.
Zum Bearbeiten von Ausbildungen klicken Sie den entsprechenden Link hinzufügen/löschen an. Im Gegensatz zu den Qualifikationen sind Ausbildungen absolut unabhängig voneinander. es können mehrere Ausbildungen gewählt werden.
Dienststellungen sind wiederum hierarchisch aufgebaut und es kann nur eine gewählt werden.
Zum Bearbeiten der Lehrberechtigungen klicken Sie das STIFT-Symbol an. (Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn Ihre Organisation HiOrg-Server KURSE nutzt.)

Hier können Sie Daten über regelmäßige Überprüfungen einsehen. Je nachdem welche Eintellung in den System-Einstellungen für regelmäßige Überprüfungen gemacht wurden, wird das Prüfungsergebnis mit dargestellt.
Hier besteht auch die Möglichkeit die Daten zu ändern, indem Sie auf das Stift-Symbol klicken und den Detail-Dialog öffnen.

Ist die Push-Funktion im HiOrg-Server aktiv, können Sie hier auswählen, zu welcher Benachrichtigung zusätzlich eine Push-Mitteilung an die Mobilgeräte der Nutzer ausgelöst werden soll.



Mit einem Klick auf das ?-Icon wird sowohl der Versandanlass, als auch der Empfängerkreis der Push-Benachrichtigung ersichtlich.

Hier kann eingestellt werden, auf welchem Weg das Mitglied welche Informationen erhalten will. Generell sollte dies jedes Mitglied selbst unter seinen eigenen Daten verwalten. Um Nachrichten zu erhalten muss eine E-Mail-Adresse und eine Handy-Nummer angegeben werden.
Halten Sie bitte die Mitglieder Ihrer Organisation dazu an, diese Einstellungen wunschgemäß zu tätigen, und unerwünschte Mails von HiOrg-Server NICHT als Spam zu melden, sondern an dieser Stelle den Empfang zu deaktivieren. (Ansonsten besteht die Gefahr, dass die großen E-Mail-Provider Mails von HiOrg-Server generell unter SPAM-Verdacht stellen. Davon wären über 5000 Organisationen betroffen, die den HiOrg-Server nutzen.)

Hier finden Sie die Benutzerrechte des Mitglieds. Zum Ändern der Benutzerrechte ist das Recht ADMIN erforderlich. Zu den einzelnen Rechten lesen Sie bitte hier nach.

Unter diesem Reiter haben Sie die Möglichkeit, dem Mitglied ein neues Passwort senden zu lassen (dieser Reiter erscheint aber erst dann, wenn der Benutzer das erste Mal angelegt wurde. Beim Anlegen des Benutzers bleibt dieses Fenster verborgen). Das System wird ein neues Passwort generieren und per Mail dem Mitglied zusenden.
Bei der Zugangskontrolle haben Sie verschiedene Möglichkeiten zum Einstellen des Benutzerkontos. Entsprechende Beschreibungen finden Sie unter dem jeweiligen Punkt.
Das Löschen von Mitgliedern ist auch unter diesem Reiter möglich. Dazu werden Sie nach dem Klick auf den Link Benutzer löschen auf eine separate Seite weitergeleitet, auf der Abhängigkeiten des Benutzers angezeigt werden. Diese Abhängigkeiten werden beim Löschen des Nutzers mitgelöscht. Des Weiteren müssen Verantwortlichkeiten für Aufgaben, Termine und Dienste vor dem Löschen an einen auswählbaren Benutzer übertragen werden. Dies können Sie auf dem Reiter Zugangskontrolle oder auf der Seite zum Löschen des Benutzers tun.

Zum Anlegen eines neues Mitglieds (je nach Einstellung auch Mitarbeiter) wählen Sie den Punkt Neu anlegen im Menu Mitglieder.


Füllen Sie benötigten Felder aus und verfahren Sie dabei wie im oberen Abschnitt beschrieben bei der Pflege der Mitgliederdaten. Anschließend müssen Sie auf [Neuen Benutzer speichern], damit die Daten im Account gespeichert sind.
Beim Anlegen des neuen Mitglieds können Sie gleich wählen, ob dieses ein 'externes Mitglied' ist. Außerdem fehlt beim Anlegen der Reiter Zugangskontrolle. Wenn Sie darin etwas bearbeiten möchten, dann legen Sie bitte zuerst das neue Mitglied an und bearbeiten anschließend über den Punkt Mitgliederliste im Menu Mitglieder die Zugangskontrolle.

Wählen Sie den Punkt Ausbildungen im Menu Mitglieder.


Sie sehen eine Liste aller bislang angelegten Ausbildungen. Sie haben die Möglichkeit, eine neue Ausbildung anzulegen. Klicken Sie dazu auf das +-Symbol rechts oberhalb der Liste oder auf den Link neue Ausbildung anlegen.


Eine grün hinterlegte Zeile bestätigt Ihnen, dass die Ausbildung angelegt wurde.
Nun haben Sie die Möglichkeit, diese Ausbildung verschiedenen Helfern zuzuordnen, auf Wunsch auch mit Datum.


Sie können die Namen der Helfer in das Feld eintippen, oder aber auch den Link Liste klicken damit sich die Helferauswahl öffnet.


Auf diese Weise können Sie Ihre Helfer recht komfortabel auswählen. Ihnen stehen im oberen Bereich des Fensters verschiedene Filtermöglichkeiten zur verfügen. Wählen Sie einen Helfer durch Anklicken aus. Es erscheint ein grünes Häkchen vor dem Namen des ausgewählten Mitgliedes.

Wenn Sie zu einer bereits angelegten Ausbildung Helfer zuordnen möchten (z.B. weil der Kurs ein weiteres Mal gehalten wird, oder aber ein Helfer vergessen wurde), dann klicken Sie auf der Liste der Ausbildungen bei der entsprechenden Ausbildung auf den Link x Mitglieder und Sie können weiterhin verfahren wie bei der Helferauswahl nach Neuanlegen einer Ausbildung.

Zum Anzeigen des Alarmierungsplans wählen Sie den Punkt Alarmierungsplan im Menu Mitglieder.
Durch Klicken auf dem Button [Drucken] können Sie einen Ausdruck erzeugen.

Wählen Sie den Punkt Alarmplan bearbeiten im Menu Mitglieder.


Hier haben Sie die Möglichkeit, den Alarmierungsplan nach eigenen Bedürfnissen und Wünschen zu gestalten. Legen Sie selbst du Spalten und Zeilenanzahl fest und setzen die Mitglieder mit ihren Kürzeln ein.
Beachten Sie: Im Alarmierungsplan werden natürlich nur Telefonnummern gezeigt, die bei den Mitgliederdaten eingetragen sind.

In der Liste der Ehrungen finden Sie im oberen Bereich, grau hinterlegt, einen Bereich zum Filtern der Ansicht der Tabelle. Sie können sich „alle“ Einträge anzeigen lassen, Einträge die zu einem angegebenen Referenzdatum anstehen (aktuelle und nicht erfolgte Ehrungen) oder Einträge von Mitgliedern*, bei denen das Eintrittsdatum nicht angegeben ist. In dieser Ansicht haben Sie auch die Möglichkeit das Eintrittsdatum einzutragen. Bitte beachten Sie, dass diese Ansicht und die Funktionalität zum Einfügen des Eintrittsdatums nur mit mitarbeiter-Recht möglich ist. Des Weiteren ist es möglich nach Gruppen zu filtern. Wenn verknüpfte Organisationen vorhanden sind und man im Leitungsteam ist, dann kann man sich Mitglieder-Einträge von diesen verknüpften Organisationen anzeigen lassen. Die Spalten Adresse und Telefon lassen sich nach Belieben ein- und ausblenden. Wenn man Mitarbeiter-Recht besitzt oder dem Leitungsteam angehört, kann man sich versteckte Daten der Mitglieder anzeigen lassen.

Je nach Filtereinstellungen werden entsprechend die Einträge der Mitglieder dargestellt. In der Spalte „Dienstalter“ wird das Dienstalter, inlusive evtl. früherer Mitgliedschaften in anderen Organisationen, angezeigt. Die Spalte „Ehrungen“ stellt, je nach Dienstalter, die entsprechenden Jubiläen in unterschiedlichen Symbolen und Farben dar. Bei erfolgten Ehrungen (grüner Haken) steht entweder das Datum der Verleihung oder unbekannt, wenn die Verleihung stattgefunden hat, man das Verleihungsdatum unbekannt ist. Bei anstehenden, nicht erfolgten und aktuellen Jubiläen wird jeweils das Datum an denen die Ehrung anstand bzw. anstehen wird angezeigt. Mit Hilfe der Links mehr und weniger lassen sich bei vielen vorhandenen Jubilaen diese anzeigen bzw. wieder verbergen. In der Spalte „Weitere Ehrungen“ werden verliehene Ehrungen dargestellt, die unter System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste definiert worden sind.

In der letzten Spalte der Tabelle befindet sich, vorausgesetzt man hat Mitarbeiter-Recht, das Stift-Symbol zum Bearbeiten des entsprechenden Eintrags. Nach Klick auf den Stift öffnet sich folgender Dialog:
Im Kopf des Dialogs werden Eintrittsdatum, Dienstalter und die früheren Mitgliedschaften dargestellt. Darunter folgen aufgelistet die Jubiläen, die mit den selben Status-Symbolen versehen sind wie in der Tabelle. Man kann hier das Datum der Verleihung angeben, falls bekannt oder man kann das Jubiläum als „erhalten, Ausgabedatum unbekannt“ markieren. Im unteren Bereich des Dialoges werden alle in den Einstellungen vorhandenen weiteren Ehrungen dargestellt. Auch hier kann man das Datum der Verleihung angeben oder aber die vorher beschriebene Markierung setzen.

Ohne mitarbeiter-Recht kann man auf das Kreis-Symbol klicken und es öffnet sich der Dialog in einer Ansicht, die nicht bearbeitbar ist.

Oberhalb des Filters befindet sich ein Link zum Drucken der Liste und unterhalb der Tabelle befindet sich ein Link zum Exportieren der angezeigten Einträge.

*Anmerkung: Wurde unter System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste die Anrede zu „Mitarbeiter“ geändert, ändert sich auch die Benennung entsprechend von Mitglieder zu Mitarbeiter.

In der Liste der Geburtstage finden Sie im oberen Bereich, grau hinterlegt, einen Bereich zum Filtern der Anischt der Tabelle. Sie können sich „alle“ Einträge anzeigen lassen, Einträge für die zu einem angegebenen Referenzdatum das jeweilige Alter berechnet wird oder Einträge von Mitgliedern*, bei denen das Geburtsdatum nicht angegeben ist. In dieser Ansicht haben Sie auch die Möglichkeit das Geburtsdatum einzutragen. Bitte beachten Sie, dass diese Ansicht und die Funktionalität zum Einfügen des Geburtsdatums nur mit Mitarbeiter-Recht möglich ist. Des Weiteren ist es möglich nach Gruppen zu filtern. Wenn verknüpfte Organisationen vorhanden sind und man im Leitungsteam ist, dann kann man sich Mitglieder-Einträge von diesen verknüpften Organisationen anzeigen lassen. Die Spalten Adresse und Telefon lassen sich nach Belieben ein- und ausblenden. Wenn man Mitarbeiter-Recht besitzt oder dem Leitungsteam angehört, kann man sich versteckte Daten der Mitglieder anzeigen lassen.

Je nach Filtereinstellungen werden entsprechend die Einträge der Mitglieder dargestellt. In der Tabelle gibt es neben den ein- und ausblendbaren Spalten Adresse und Telefon die Spalten Alter und Geburtsdatum.

Oberhalb des Filters befindet sich ein Link zum Drucken der Liste und unterhalb der Tabelle befindet sich ein Link zum Exportieren der angezeigten Einträge.

*Anmerkung: Wurde unter System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste die Anrede zu „Mitarbeiter“ geändert, ändert sich auch die Benennung entsprechend von Mitglieder zu Mitarbeiter.

Auf der Login-Seite wird direkt nach dem Login allen Mitgliedern des Leitungsteams, sowie allen Mitgliedern mit Mitarbeiter-Rechten eine Auflistung kommender Geburtstage angezeigt. Diese verschwindet nach weitere Aktionen mit der Seite und erscheint dann erst nach erneutem Einloggen wieder.

Für Dienstplanungen ist es für die Verantwortlichen immer von großem Vorteil, wenn Sie eine Übersicht über Abwesenheiten Ihrer Helfer haben. HiOrg-Server berücksichtigt bereits bei der Einteilung solche Abwesenheiten. Dazu müssen diese aber durch die Mitglieder für sich selbst oder durch Admins bzw. Mitglieder mit Mitarbeiterrecht für die jeweiligen Mitglieder eingetragen sein.
Wählen Sie den Punkt Urlaubsübersicht im Menu Mitglieder.


Sie sehen die Liste der bislang eingetragenen Abwesenheiten. Diese können Sie nach Datum filtern.
Problemlos können Sie neue Abwesenheiten eintragen. Tragen Sie dazu den Namen des Helfers, sowie Datum und Grund ein und klicken anschließend auf den Button [eintragen].
Zum Löschen von eingetragenen Abwesenheiten markieren Sie die entsprechenden durch ein Häkchen in dem Kästchen davor und klicken anschließend auf den Button [löschen].
Durch ein Klick auf das Stift-Symbol lassen sich die einzelnen Abwesenheiten bearbeiten.

Unter dem Menüpunkt Regelmäßige Überprüfungen können Sie führ in den System-Einstellungen eingetragene Überprüfungen das letzte Prüfdatum, nächstes Prüfdatum und wenn in den Einstellungen ausgewählt, das Prüfergebnis für die jeweiligen Mitglieder eintragen.


Mittels Klick auf das Stift-Symbol gelangen Sie zum Dialog, in dem Sie die Daten zur Prüfung des Mitglieds eingeben können. Hierzu stehen Ihnen Buttons zur Verfügung, mit denen Sie schnell und einfach Datums-Werte für das letzte und nächste Prüfdatum auswählen können. Des Weiteren können Sie das Prüfergebnis, falls in den Einstellungen ausgewählt, angeben. Es ist hier auch möglich, die Prüfung für das ausgewählte Mitglied zu ignorieren.