Rechnungen

Mit HiOrg-Server können Rechnungen für Dienste (an Veranstalter), Kurse (an Kursteilnehmer, Kunden und Berufsgenossenschaften) und freie Rechnungen erstellt werden.

Seit Anfang des Jahres 2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für viele Unternehmen verpflichtend. Die E-Rechnung ist nicht einfach nur eine digitale Rechnung als PDF. Sie enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten, die von Buchhaltungssystemen direkt verarbeitet werden können. Das macht den Rechnungsprozess effizienter, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz. Das Bundesfinanzministerium hat dazu Antworten auf häufige Fragen wie bspw. Übergangsfristen in einer FAQ zusammengefasst.

Seit dem Update am 09.04.2025 können E-Rechnungen in HiOrg-Server erzeugt werden.

Unter System→Einstellungen→Funktionen (de-)aktivieren kann die Rechnungsfunktionalität für Kurse und Dienste aktiviert und deaktiviert werden.


Mit dem Recht rechnung können Rechnungen erstellt, bearbeitet und eingesehen werden. Mit dem Recht rechnungsansicht kannst Du lediglich die Rechnungen einsehen.

Unter System→Einstellungen→Rechnungen / Anforderungsformular können spezielle Informationen wie Bankverbindung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Steuerbefreiungsgründe hinterlegt werden. Für die E-Rechnung sind diese Angaben zwingend erforderlich, viele davon sind aber auch ohne E-Rechnung nutzbar.

* Die Umsatzsteuer ist fester Bestandteil jeder Rechnung.

* Es können mehrere Steuersätze hinterlegt werden, die dann bei Rechnungsposten und Gebühren (Vorauswahl und Anzeige z.B. TN-Anmeldung) zur Auswahl angezeigt werden.

* Falls keine Umsatzsteuer anfällt, muss für die E-Rechnung ein Grund für die Steuerbefreiung angegeben werden.

Unter Rechnungen für Kurse findest Du die Informationen speziell für Kurse-Rechnungen.

Unter Rechnungen für Dienste findest Du die Informationen speziell Dienste-Rechnungen.

Im folgenden Bild siehst Du den Ablauf der Rechnungserstellung bei Diensten.

Unterhalb der Übersicht der Rechnungen (Kurse→Rechnungen oder Dienste→Rechnungen) gelangt man über einen Link zur Seite Rechnungsexport, um dort Rechnungen zu exportieren.

Am 21.04.2020 ändert sich das Verhalten der Kundennummer-Zuweisung bei den Rechnungen. Ggf. ist eine Anpassung der Alt-Daten notwendig. Details findest Du hier: Bereinigung Kundennummer