Der HiOrg-Server unterscheidet zwischen Terminen und Diensten:
- Termine sind eigene Veranstaltungen einer Organisation. (Es gibt keinen fremden Veranstalter). Hierzu zählen Termine wie zum Beispiel Kleidersammlung, Blutspende, interne Weiterbildungen, aber auch Termine wie Grillabende und Vereinsfahrten.
- Dienste werden von einem Veranstalter bestellt. Ihre Organisation wird beauftragt für diesen tätig zu werden, z.B. Sanitätsdienst bei Veranstaltungen.

Diese Unterscheidung ist vor allem für den weiteren Ablauf in Ihrer Verwaltung wichtig. Zu Diensten werden die Stunden genau erfasst und Sie haben die Möglichkeit mit HiOrg-Server die Rechnungen für diese Anforderungen zu erstellen. Bei Terminen gibt es die Möglichkeit Rechnungen zu erstellen nicht.

Zum Nutzen der hier beschriebenen Funktionen benötigen Sie das Benutzerrecht termine.

In den System→Einstellungen→Funktionen von HiOrg-Server können Sie Alle Termine allen Mitgliedern zugänglich machen, indem Sie das entsprechende Häkchen setzten.

Um einen neuen Termin anzulegen, gibt es prinzipiell drei Möglichkeiten:

1. Termin komplett neu anlegen
2. Termin aus einem bestehenden Termin erstellen
3. Termin aus einem Dienst generieren

Wählen Sie im Menu Termine den Punkt Neuer Termin.


Füllen Sie die entsprechenden Felder aus.

Nach dem Eintragen des Datums habe Sie die Möglichkeit, Wiederholungen des Termin festzulegen. Setzen Sie dazu den Haken vor Wiederholung und wählen diese entsprechend.
Termine können auch als interne Ausbildung angelegt werden. Setzen Sie dazu den Haken bei … soll als Zusatzausbildung in der Mitglieder-Kartei gespeichert werden. Bei den teilnehmenden Helfern wird diese Ausbildung dann automatisch in Mitgliederdaten übernommen.
Wenn zu dem Termin keine Helferstunden erfasst werden sollen, können Sie dies einstellen, indem Sie den Haken bei …für diesen Termin keine Helferstunden erfassen setzen.
Den Versand der Helferinformationen per E-Mail können Sie sehr individuell gestalten. Sie können bei Helfer-Benachrichtigung ein Datum mit Uhrzeit wählen, oder aber eine Variante aus der Schnellwahl nutzen. Klicken Sie im Anschluss auf den Button [hinzufügen], damit die Einstellungen zur Helfer-Benachrichtigung gespeichert werden.
Beachten Sie: Die Benachrichtigungs-E-Mail wird nur an Helfer versandt, bei denen eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist und bei denen diese Information (Reiter Benachrichtigungen bei den Mitgliederdaten) gewünscht ist. Auf diesen Angaben beruht auch die Empfänger-Schätzung.

Im Bereich Betrifft nur… können Sie auswählen, welche Mitglieder aus welchen Gruppen mit angegebenen Qualifikationseinschränkungen und welchen Alters in erster Linie den Termin in der Übersicht angezeigt bekommen und sich für den Termin melden können. Andere Mitglieder können sich jedoch diese Termine auf der Übersicht mittels Klick auf „Sonstige“ oder über „Alle Termine“ im Menu „Termine“ anzeigen lassen.
Es ist auch möglich einen Termin bei einer verknüpften Organisation anzulegen. Hierzu wählen Sie die Organisation bei Termin anlegen für: aus.
Zusätzlich kann für einen Termin ein Verantwortlicher eingestellt werden, dieser bekommt bei An- und Abmeldung der Helfer jeweils eine entsprechende Mail. Diese Mail kann global für alle Termine in den allgemeinen Einstellung über die Option „E-Mail auch bei Helfermeldung“ deaktiviert werden.
Wenn Sie einen ähnlichen Termin anlegen müssen, setzen Sie bitte den Haken vor …danach weiteren Termin mit den gleichen Daten anlegen. In diesem Falle erhalten Sie nach dem Speichern des Termins die Eingabemaske mit bereits ausgefüllten Feldern, die Sie nach Bedarf ein einzelnen Punkten verändern können.

Ein Termin wird erst dann gespeichert, wenn Sie auf den Button [Termin speichern] klicken.

Wählen Sie im Menu Termine den Punkt Alle Termine.

Suchen Sie den Termin aus, aus welchem ein neuer Termin erstellt werden soll und klicken bei dem entsprechenden Termin auf das Stift-Symbol


Am unteren Ende der Seite können Sie im Kästchen Weitere Aktionen den Link als Vorlage für einen neuen Termin benutzen anklicken. Sie erhalten die Ansicht mit der Sie einen neuen Termin anlegen können. Alle Felder sind bereits mit den Daten des ursprünglichen Termins ausgefüllt. Einzelne Felder können nach Bedarf geändert werden.
Durch Klicken auf den Button [Termin speichern] wird Ihr Termin im System gespeichert.

Wählen Sie im Menu Dienste den Punkt Alle Dienste.


Suchen Sie sich den Dienst aus, welchen Sie in einen Termin umwandeln wollen. Klicken Sie dazu auf das Stift-Symbol vom entsprechenden Dienst.


Am unteren Ende der Seite können Sie im Kästchen Weitere Aktionen den Link zu einem Termin umwandeln anklicken. Sie erhalten die Ansicht mit der Sie einen neuen Termin anlegen können. Alle Felder sind bereits mit den Daten des ursprünglichen Dienstes ausgefüllt. Einzelne Felder können nach Bedarf geändert werden.
Durch Klicken auf den Button [Termin speichern] wird Ihr Termin im System gespeichert.

Wählen Sie im Menu Termine den Punkt Alle Termine.


Sie erhalten eine Übersicht über alle Termine. Neben einer Druckansicht und einer Export-Funktion, welche unterhalb der Liste zu finden sind, haben Sie auch die Möglichkeit, die Liste Ihren Bedürfnissen entsprechend zu filtern. Dazu stehen Ihnen unter anderem die Schnellwahl-Symbole zur Verfügung oder aber die Felder, in die sie Start und Ende des gewählten Zeitraums eingeben.
In der Spalte Meldungen können Sie mittels Klick auf den Spalteninhalt zur Einteilung zu diesem Termin gelangen und Mitglieder einteilen.
Mittels Klick auf Stunden in der Spalte „Abrechnung Gruppierung“ können Sie für die betroffenen Mitglieder Helferstunden erfassen. Natürlich nur, wenn dies bei den Einstellungen Funktionen (de-)aktivieren ausgewählt wurde.

In diesem dargestellten Bereich befinden sich zahlreiche Funktionalitäten. So können Sie den Termin bearbeiten, indem Sie das Stift-Symbol bei dem entsprechenden Termin anklicken. Des Weiteren können Sie mittels weitere Details / Formulare anzeigen zu den in Ihrem System eingestellten Termin-Formularen gelangen und mit dem Ordner-Symbol zum Termin hochgeladene Dokumente herunterladen. Mit dem Symbol für Einteilung ändern können Sie Helfer zum Termin einteilen. Mit den beiden Symbolen Handy und Briefumschlag ist es möglich Helfer zu dem Termin anzufragen.
Sie können auch am rechten Rand eine Mehrfachänderung der zuvor ausgewählten Termine durchführen, wie z.B. das Löschen der Termine.

Sofern im Termin die Möglichkeit angelegt wurde, können sich die einzelnen Helfer zu dem Termin melden.
Bei den einzelnen Helfern sind die Termine in der Übersicht zu sehen:


Die Helfer können bei den Terminen durch Klicken auf den entsprechenden Button auswählen, ob Sie an einem Termin teilnehmen oder keine Zeit haben. Die Anwort-Möglichkeiten können je nach Einstellung des Termins variieren.

Als Nutzer mit dem Recht TERMINE können Sie diese Teilnahmemeldungen verwalten. Wählen Sie dazu im Menu Termine den Punkt Alle Termine und dann klicken Sie in der Liste auf dem zu bearbeitenden Termin in der Spalte Meldungen auf die Anzahl der Meldungen oder aber auf das Symbol Einteilung ändern im Kästchen der Schnellwahl-Symbole.


Neben dem Hinzufügen weiterer Teilnehmer über den Helferauswahl-Dialog haben Sie hier auch die Möglichkeit zurück zum ensprechenden Termin zu gelangen um die Filterauswahl der betroffenen Helfer zu ändern oder die maximale Teilnehmeranzahl sowie die Mindestqualifikation anzupassen. Vergessen Sie nicht nach ihren Änderungen auf den [Speichern]-Button zu klicken, damit diese im System erhalten bleiben.