Datenfreigabe zu anderen HiOrg-Servern

Der HiOrg-Server bietet die Möglichkeit, Daten für eine oder mehrere andere Gruppierungen, die ebenfalls einen HiOrg-Server-Account nutzen, freizugeben.

Beispiel: Einheit A-Stadt und Einheit A-Land bilden zusammen die „Einsatzgruppe A“, nutzen aber getrennte HiOrg-Server-Zugänge (ast) und (ala), da sie unabhängig voneinander Dienste verwalten möchten. Die Leitung setzt sich aus Mitgliedern von A-Stadt sowie von A-Land zusammen.

Die Freigabe von Daten funktioniert grundsätzlich als „Einbahnstraße“, das bedeutet, es werden Daten für einen anderen HiOrg-Server freigegeben.
Im Schaubild hat also Server B eine Freigabe für Server A geschaltet. Server B kann in dieser Konstellation auf keinerlei Daten von Server A zugreifen.

Generell gilt auch bei eingerichteter Datenfreigabe immer: Der Zugriff „von extern“ beschränkt sich auf das reine Lesen (Adressdaten, Helfermeldungen), bzw. hinzufügen neuer Datensätze (Termin, Dienst).

Bereits bestehende Daten im Fremd-Account können nicht geändert oder gelöscht werden. Der Admin des jeweiligen Accounts hat immer Vollzugriff auf alle Daten seines Account, auch wenn der Dienst /Termin „vom Nachbar-Account aus“ erstellt wurde.

Alle Mitglieder von A-Stadt können alle Leitungspersonen sehen (auch wenn diese A-Land angehören), wenn sie auf der Adressliste „Leitungsteam“ auswählen. Ebenso für A-Land.
Mitglieder der Leitung haben darüberhinaus noch die Möglichkeit, alle Mitglieder von A-Land bzw. A-Stadt zu sehen.
Eine Bearbeitung der Adressdaten ist nach wie vor nur im eigenen HiOrg-Server möglich und benötigt mitarbeiter-Rechte.

Bei Freigabe eines Termins wird der Datensatz einfach zu einem eigenständigen Termin hinüber kopiert. E-Mails der Meldungen bekommt die anlegende Stelle. Werden später Änderungen im Urspung vollzogen, übertragen diese sich nicht auf die Kopie!

Der Link zur Freigabe befindet sich am Ende der Bearbeitungsansicht eines bereits bestehenden Termins.
Geteilte Termine werden in der Übersicht mit einem Kettensymbol gekennzeichnet.

Auch Dienste können zu anderen Organisationen kopiert werden. Der Link zur Freigabe befindet sich am Ende der Bearbeitungsansicht eines bereits bestehenden Dienstes.

Nach Klick kann zwischen Anfrage zur Unterstützung und Weitergabe der Anforderung gewählt werden. In jedem Account liegt der Datensatz dann als „eigener“ Dienst vor, so dass jeder Account anschließend seine eigene Rechnung stellen, oder Helferstunden zuordnen kann.
Geteilte Dienste werden in der Übersicht mit einem Kettensymbol gekennzeichnet. Sobald jedoch ein Dienst in mehreren Accounts existiert, können Sie auch einsehen, wieviele Helfer sich auch aus den anderen Accounts dazu gemeldet haben bzw. fest eingeteilt wurden.

Das direkte Einteilen eines „fremden“ Mitarbeiters ist vom System her aktuell nicht möglich, da es auch organisatorisch / taktisch meist nicht gewünscht ist. Wird ein Dienst von mehreren OV gemeinsam bearbeitet, so sollen die Zuständigen jedes betreffenden OV selbst für die Auswahl „ihres“ Personals zuständig sein.

A-Stadt würde also den in seinem Account (ast) vorliegenden Dienst in den Nachbar-Account von A-Land (ala) kopieren, und dort das von (ala) benötigte Personal anfragen. Im Server ist bei solchen „gemeinsamen“ Diensten auch in allen Accounts (im Bereich „Details“ des Dienstes) die Anzahl des in den Fremdaccounts gemeldeten Personals sichtbar. So bleibt der Überblick, aber auch die einzelne Verantwortlichkeit, gewahrt.

Im Menü System > Einstellungen > Freigaben andere HiOrg-Server kann die Freigabe für andere HiOrg-Server vom Admin selbst geschaltet, kontrolliert und widerrufen werden.

Über das Plus-Icon kann eine Freigabe hinzugefügt werden.

Mittels der Checkboxen kann die Freigabe verfeinert werden. So können bspw. nur Dienste bestimmter Gruppen freigegeben werden.
Hinweis: Eine Auswahl im Abschnitt …standardmäßig in folgende Gruppe/n einstellen bedeutet, dass der accountfremde Disponent nicht mehr selbst wählen darf, welche Gruppen die geteilte Veranstaltung sehen, sondern automatisch die angehakten Gruppen ausgewählt werden.

Standardmäßig werden (von anderen HiOrg-Servern) geteilte oder erstellte Veranstaltungen direkt zur Meldung freigegeben.
Ist dies nicht gewünscht, so muss unter System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular das Häkchen bei Folgende Dienste versteckt anlegen (bis zur Freigabe durch einen Nutzer mit „sandienst“-Recht): > Kopien von anderen HiOrg-Server-Kunden gesetzt werden