Um einen neuen Dienst oder eine Dienstserie anzulegen, gibt es prinzipiell vier verschiedene Möglichkeiten:

1. Komplett neu anlegen
Falls der gewünschte Dienst in der Form noch nicht in Ihrer Organisation vorkommt, können Sie hiermit ein frisches Dienstformular aufrufen, in das alle gewünschten Daten frei eingetragen werden können.

2. Mit einem bestehenden Dienst als Vorlage erstellen
Wählen Sie diese Variante, falls ein bestehender Dienst mit ähnlichen Daten erneut stattfinden soll. Das Datum und einzelne Daten können hier beim Anlegeprozess beliebig geändert werden.

3. Aus einem Termin generieren
Falls sich die Umstände eines Termins geändert haben, und dieser nun als Dienst stattfinden soll, kann dieser hiermit umgewandelt werden.

4. Externe Anforderung durch den Veranstalter
Externe Veranstalter können von Ihrer Organisation mit dem externen Anforderungsformular selbstständig Dienste anfordern. Diese benötigen eine zusätzliche Prüfung und Freischaltung durch einen Berechtigten Nutzer der Organisation um öffentlich sichtbar zu werden. Dienstserien können auf diese Weise nicht angelegt werden.

Über das Dienstformular kann ein neuer Dienst angelegt werden. Wahlweise können automatisch mehrere Kopien des Dienstes in definierbaren Zeitabständen zusätzlich angelegt werden. In dem Fall werden alle Dienste als eine Dienstserie zusammengefasst.

Vorbedingung: Sie benötigen das Benutzerrecht sandienst.

Das Dienstformular, zum Anlegen des Dienstes, kann entweder direkt aus dem Hauptmenü oder über den Kalender geöffnet werden. Das Öffnen über den Kalender ist aufwendiger, bietet aber die Möglichkeit sich vorher einen Überblick über bestehende Veranstaltungen und die Materialverfügbarkeit zu verschaffen.

Klicken Sie im Untermenü Dienste auf den Eintrag Neuer Dienst

1. Wählen Sie den Punkt Kalender im Hauptmenü

2. Klicken Sie dann auf das gewünschte Startdatum für den Dienst

3. Tragen Sie die Uhrzeit im angezeigten Dialog an

4. Optional können Sie bereits Materialien auswählen, die im neuen Dienst eingeteilt werden sollen
(diese Auswahl können Sie aber auch erst später ausführen bzw. korrigieren)

5. Klicken Sie auf den Button Dienst anlegen

1. Füllen Sie die benötigten Eingabefelder aus. Genauere Informationen zu den verschiedenen Eingabefeldern finden Sie in der Dokumentation des Dienstformulars.
Felder, die notwendig sind um den Dienst anzulegen, sind mit einem Sternchen (*) markiert.

2. Falls Sie eine Dienstserie anlegen möchten, wählen Sie unten auf dem Formular unter Wiederholen als Dienstserie die Option Wiederholung und geben das gewünschte Wiederholungsmuster der Dienste der Serie an. Die Wiederholten Dienste werden automatisch zu einer Serie zusammengefasst.

3. Sobald Sie alle benötigten Datenfelder ausgefüllt haben, klicken Sie im Abschnitt Speicheroptionen am unteren Ende der Seite auf den Button Dienst anlegen und ggf. Benachrichtigungen versenden

4. Falls beim Verarbeiten des Formulars ein Fehler aufgetreten ist, wird dieses mit einer Fehlermeldung erneut vorgelegt:

Eingabefelder mit fehlerhafte Daten sind rot markiert und mit einem Hinweis versehen:

Korrigieren Sie die fehlerhaften Daten und probieren es erneut.

5. Nachdem der Dienst erfolgreich angelegt wurde, werden Sie mit einer Erfolgsmeldung weitergeleitet:

Falls Sie einen bestehenden Dienst in ähnlicher Form nochmal wiederholen möchten, hilft Ihnen die Funktion einen Dienst als Vorlage zu nutzen. Dabei wird das Dienstformular für einen neuen Dienst automatisch mit den Daten des bestehenden Dienstes vorausgefüllt.

Vorbedingungen: Sie benötigen das Benutzerrecht sandienst, oder müssen beim Dienst als Verantwortlicher gewählt sein.

Sie können einen Dienst entweder direkt nach der Neuanlage oder erst später als Vorlage zu nutzen


Bei Anlage eines neuen Dienstes
- Legen Sie einen neuen Dienst an wie in komplett neuen Dienst anlegen beschrieben. Wählen Sie dabei vor dem Abschicken des Formulars in den Speicheroptionen weiteren Dienst mit ähnlichen Daten anlegen.

- nach dem Speichern des Dienstes öffnet sich das Dienstformular erneut mit vorausgefüllten Datenfeldern.

Bei Bearbeitung eines bestehenden Dienstes
- öffnen Sie das Dienstformular für einen bestehenden Dienst, wie in Dienst bearbeiten beschrieben
- statt wie in Punkt 2 beschrieben, die Daten zu ändern, klicken Sie im Abschnitt Speicheroptionen unter weitere Aktionen auf als Vorlage für einen neuen Dienst nutzen, damit werden Sie auf das vorausgefüllte Dienstformular weitergeleitet

Danach können Sie die Daten beliebig ändern und fortfahren wie bei der Anlage eines neuen Dienstes

Vorbedingungen:
- Sie benötigen das Benutzerrecht termine
- Sie benötigen das Benutzerrecht sandienst, oder müssen beim Termin als Verantwortlicher gewählt sein.

Um einen Termin umzuwandeln öffnen Sie zunächst das Terminformular für den gewünschten Termin. Klicken Sie am unteren Ende des Terminformulars unter weitere Aktionen auf den Link zum Dienst umwandeln. Sie werden auf das Dienstformular weitergeleitet, das mit den Daten des Termins vorausgefüllt ist. Nun fahren Sie fort wie bei der Anlage eines neuen Dienstes

Vorbedingung: in den Systemeinstellungen muss das externe Anforderungsformular aktiviert sein

Über das externe Anforderungsformular können Veranstalter selbst die Unterstützung der Organisation bei einer Veranstaltung anfordern. Das Formular lässt sich komplett an das Aussehen der Webseite anpassen.
Einen Link für den Aufruf des externen Anforderungsformulars zum Einbetten in Ihre öffentliche Webseite, oder zum Verschicken an einen Veranstalter finden Sie in den Systemeinstellungen unter Inhalte extern verlinken

Nach dem Aufruf des Links, wird das externe Anforderungsformular angezeigt (siehe unten). Nachdem die erforderlichen Daten vom Veranstalter eingetragen und abgeschickt worden sind, erhalten alle Benutzer mit dem Benutzerrecht sandienst sowie eventuell in den Systemeinstellungen hinterlegte Benutzer eine Benachrichtigungsemail.


Der Termin wird dann für Helfer mit entsprechender Berechtigung auf der Übersichtsseite angezeigt.


Weiterführende Informationen:

• Einbau des Formulars zur Einsatzanforderung auf der öffentlichen Internetseite
• Einsatzanforderung von Extern erst durch Sandienstbeauftragten freigeben

Über das Dienstformular können bestehende Dienste bearbeitet werden.
Dabei kann es sich entweder um einen intern angelegten Dienst handeln, oder um eine externe Anforderung vom Veranstalter.
Wird eine externe Anforderung zum ersten Mal intern bearbeitet, sind nach öffnen des Dienstformulars (Punkt 2) zusätzliche Schritte zur Bereinigung der Veranstalter-Daten notwendig.
Weitere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation des Dienstformulars.

Vorbedingungen: Sie benötigen das Benutzerrecht sandienst, oder müssen beim Dienst als Verantwortlicher gewählt sein.

Die Änderung eines Dienstes kann an verschiedenen Stellen des HiOrg-Servers angestoßen werden, an denen Dienste angezeigt werden.
Zum Beispiel auf der Hauptübersicht unter Anstehende Veranstaltungen, oder auf der Dienst-Übersicht (erreichbar im Hauptmenü unter Dienste → Alle Dienste).
1. An allen diesen Stellen sehen Sie ein Stift-Symbol neben dem Dienst. Durch einen Klick auf diesen gelangen Sie zum Dienstformular.

2. Hier können Sie alle benötigten Daten ändern. Genauere Informationen zu den verschiedenen Eingabefeldern finden Sie in der Dokumentation des Dienstformulars.
3. Sobald Sie alle benötigten Datenfelder geändert haben, klicken Sie im Abschnitt Speicheroptionen am unteren Ende der Seite auf den Button Änderungen speichern und ggf. Benachrichtigungen versenden

4. Falls beim Verarbeiten des Formulars ein Fehler aufgetreten ist, wird dieses mit einer Fehlermeldung erneut vorgelegt. Eingabefelder mit fehlerhafte Daten sind rot markiert und mit einem Hinweis versehen. Korrigieren Sie die fehlerhaften Daten und probieren Sie es erneut.
5. Nachdem der Dienst erfolgreich angelegt wurde, werden Sie mit einer Erfolgsmeldung auf die vorherige Seite weitergeleitet.

Hinweise zu Zeitänderungen
Verändert man Datum oder Zeit des Dienstes, so erhalten bereits gemeldete Helfer eine Hinweismail mit dem neuen Zeitrahmen. Dabei verändert sich bei Helfern, die gleich zu Dienstbeginn dabei sind (Helfer 1) die Startzeit des Dienstes, bei Helfern bis zum Ende des Dienstes (Helfer 2) verändert sich die Endzeit entsprechend. Im Abschnitt Speicheroptionen am unteren Ende der Seite können über die Checkbox gemeldetes / eingeteiltes Personal per E-Mail über geänderte Zeiten informieren die Helfer darüber informiert werden.

Wenn Sie eine andere Organisation in einen Dienst mit einbeziehen wollen, können Sie den Dienst entweder zu der anderen Organisation verschieben (abgeben) oder bei der anderen Organisation eine Kopie anlegen (um Unterstützung bitten).

Vorbedingungen: Ziel-Organisation muss die Verwaltung von Diensten in den Systemeinstellungen aktiviert haben und darf noch keine Kopie des Dienstes haben

Öffnen Sie das Dienstformular für den betroffenen Dienst wie in Dienst bearbeiten beschrieben, und klicken im Abschnitt Zusammenarbeit mit anderen Organisationen auf den Link Dienst abgeben oder um Unterstützung bitten.

Daraufhin werden Sie auf eine Seite weitergeleitet, auf der Sie zunächst die Zielorganisation wählen können, und anschließend auf ein Formular zum eintragen der Dienst-Daten in der Zielorganisation weitergeleitet werden.