Das Dienstformular ist der Dreh- und Angelpunkt, wenn es um die Handhabung von Dienstdaten geht. Damit können unter anderem Dienste angelegt, geändert und kopiert werden. Einen Überblick der Anwendungsfälle finden Sie unter Dienste.
Auf dieser Seite finden Sie Erklärungen zum Aufbau und den verschiedenen Elementen der Seite.

(für alle Verwendungen des Dienstformulars muss die Funktion Verwaltung Dienste in den Systemeinstellungen aktiviert sein)

Um die Übersicht zu verbessern und Arbeitsabläufe zu vereinfachen ist das Formular in mehrere zusammenhängende Bereiche gegliedert. Unten sehen Sie den schematischen Aufbau der Seite. Für jeden Bereich finden Sie eine detaillierte Beschreibung, wenn Sie auf das entsprechende Element in der Darstellung klicken.

Das Formular ist im Kern für alle Anwendungsfälle das selbe, jedoch sind einzelne Elemente nicht immer vorhanden bzw. sichtbar. Genauere Informationen dazu finden Sie in den Details.

Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) markiert.

1. Veranstalter
Informationen zum Veranstalter des Dienstes.

2. Veranstaltung
Kerndaten zum Dienst

3. Hinweise
Hier werden verschiedene Hinweise zum Dienst aufgelistet, z.B. über zugehörige Helferstunden und Rechnungen.

4. Anforderung
Einstellungen zu Dienstzeiträumen, Anforderungen von Personal und Material sowie Hilfeleistungsstatistik.

5. Details
Zusätzliche detailliertere Einstellungen zu dem Dienst.

6. Abrechnung
(nur sichtbar falls in den Systemeinstellungen‚ Rechnungsstellung Dienste aktiviert ist)
Art der Abrechnung des Dienstes.

7. Dokumente
(nur Pro-Version, für bestehende Dienste)
Dokumente, die sich auf diesen Dienst beziehen.

8. Zusammenarbeit mit anderen Organisationen
(eigene Anfragen stellen nur Pro-Version)
Unterstützungsanfragen und Abgabe an andere Organisationen

9. Benachrichtigungen versenden
Verschiedene Personen nach dem Abschicken des Formulars automatisch per E-Mail über neue Dienste oder Änderungen informieren.

10. Dienstserie
(nur Pro-Version)
Für neue Dienste: Anlage einer Dienstserie

Für bestehende Dienste, die bereits einer Dienstserie angehören: nach dem Abschicken des Formulars weitere Dienste der Serie ändern.

11. Speicheroptionen
Dienst speichern/anlegen, und weitere Aktionen, die mit diesem Dienst ausgeführt werden können.

Hier werden die Informationen zum Veranstalter des Dienstes hinterlegt.

1. Kunde
(Plichtfeld, nur änderbar mit Benutzerrecht sandienst oder adressen)
Der Veranstalter selbst wird über den Kunden-Dialog ausgewählt.

2. Ansprechpartner
(Plichtfeld, nur änderbar mit Benutzerrecht sandienst oder adressen)
Der Ansprechpartner des Kunden mitsamt Adresse wird über den Adressen-Dialog ausgewählt.

3. Abweichende Rechnungsadresse
(nur sichtbar, wenn ‚Rechnungsstellung Dienste‘ in den Systemeinstellungen aktiviert ist)
Falls aktiviert, wird die Auswahl einer abweichenden Rechnungsadresse angezeigt. Ansonsten wird der Ansprechpartner als Rechnungsadresse übernommen.

4. Rechnungsadresse
(Plichtfeld, sofern oben ‚abweichende Rechnungsadresse‘ angewählt ist)
Auswahl über den Adressen-Dialog.

5. Ansprechpartner vor Ort
Ansprechpartner für die Helfer vor Ort mit Handynummer.

Dieser Fall tritt auf, wenn ein Dienst über das externe Anforderungsformular angelegt wurde, und zum ersten Mal über das interne Dienstformular bearbeitet wird. Dabei wird zunächst eine spezialisierte Ansicht der Veranstalterdaten angezeigt:

Hier sind zunächst die extern als Freitext eingetragenen Veranstalterdaten sichtbar. Über einen Klick auf den Button ‚extern angelegte Kundendaten übernehmen‘ kann ein spezieller Dialog aufgerufen werden, mit dem dazu passende, bestehende Datensätze gesucht werden können. Unten sehen Sie links die initiale Ansicht des Dialogs, rechts die Ansicht, nachdem Datensätze gewählt wurden:

1. Kunde
a.) externe Angabe
b.) durch einen Klick auf diesen Button öffnet sich ein weiter Dialog, mit dem Sie einen neuen Kunden-Datensatz mit Bezeichnung und Kundennummer anlegen können.
c.) durch diesen Button öffnet sich der Kunden-Auswahl-Dialog mit dem Sie einen passenden bestehenden Kunden-Datensatz wählen können.
d.) zugewiesener Kunden-Datensatz. Mit einem Klick auf das Stift-Symbol können Sie die Kunden-Auswahl wie in c.) erneut öffnen

2. Ansprechpartner
a.) externe Angabe
b.) durch einen Klick auf diesen Button öffnet sich ein weiterer Dialog, mit dem Sie einen neuen Adressen-Datensatz anlegen können.
c.) durch diesen Button öffnet sich der Adressen-Auswahl-Dialog mit dem Sie einen passenden bestehenden Adressen-Datensatz wählen können.
d.) zugewiesener Adressen-Datensatz. Mit einem Klick auf das Stift-Symbol können Sie die Adressen-Auswahl wie in c.) erneut öffnen.

Sobald alle Datensätze zugewiesen und über den Button ‚Übernehmen‘ bestätigt wurden, taucht die normale Ansicht der Daten auf:

Hier werden die Kerndaten zu dem Dienst angezeigt und eingetragen.

1. Dienstnummer
(Pflichtfeld)
Identifizierungs-Nummer, die für das Jahr in dem der Dienst stattfindet eindeutig sein muss. Mit der Checkbox kann die automatische Nummernvergabe aktiviert werden. Diese vergibt die nächste freie Dienstnummer, falls der Dienst noch keine hat, oder falls sich das Jahr des Dienstes geändert hat.

2. Bezeichnung
(Pflichtfeld)
Bezeichnung, unter der der Dienst in den verschiedenen Veranstaltungslisten aufgeführt wird.

3. Leistungsart
Auswahl verschiedener Leitungsarbeiten, die in den Einstellungen im Bereich „Rechnung / Anforderungsformular“ definiert werden können.

4. Erwartete Personen

5. Veranstaltungsort
Der Veranstaltungsort wird über den Adressen-Dialog gewählt. Falls gültige Koordinaten zu der Adresse ermittelt werden können, wird diese auf einem Kartenausschnitt angezeigt.
a.) Auswahl über Adressen-Dialog
b.) Adresse Ansprechpartner übernehmen
c.) (nur Pro-Version) Kartenvorschau

Hier werden verschiedene Hinweise zum Dienst aufgelistet.
In den unten stehenden Abbildungen sind Beispiele für Hinweise gezeigt.

Mögliche Hinweise für bestehende Dienste

1. Rechnungsgruppe
Der Link ‚Gruppe zeigen‘ führt zu einer Listen-Ansicht aller Dienste der Abrechnungsgruppe.

2. Rechnung
Der Link ‚Rechnung‘ führt zu einer Detail-Ansicht der Rechnung, und wird nur angezeigt, falls Sie das Benutzerrecht rechnung oder rechnungsansicht haben.

3. Helferstunden
Der Link ‚Helferstunden‘ führt zu einer änderbaren Listen-Ansicht der Helferstunden, und wird nur angezeigt, falls Sie das Benutzerrecht stunden haben.

Möglicher Hinweis für neuen Dienst

Dieser Hinweis wird angezeigt, falls vor dem Öffnen des Formulars gewählt wurde, den Dienst als Teil einer Dienstserie anzulegen.

Hier werden Informationen zu Dienstzeiträumen, Anforderungen von Personal und Material sowie Hilfeleistungsstatistik zusammengefasst. Der Anforderungsblock teilt sich in zwei Teilbereiche auf: Der obere Teil ist nur bei Diensten mit mehreren Zeiträumen vorhanden. Hier wird für eine einfachere Handhabung der Daten eine Übersicht aller Zeiträume und Anforderungen angezeigt. Gleichzeitig stellt diese Übersicht auch ein Auswahlmenü für eine Detailansicht im unteren Teil dar. Dort können wahlweise die Daten eines einzelnen Zeitraumes, oder die zeitraumübergreifenden Anforderungen angezeigt werden.

1. Typ der Veranstaltungszeiträume
(nur falls mehrere Zeiträume vorhanden sind)

2. Schichten gleich besetzen
(nur falls oben „Schichten“ gewählt wurde)
Personalanforderung und Einteilungen für alle Zeiträume gleich setzen. Dies zu aktivieren ist nur möglich, wenn die Zeiträume sich nicht überschneiden, und wenn noch keine Rückmeldungen oder Einteilungen zu der Veranstaltung vorliegen

3. Übersicht/Schnellauswahl der Zeiträume und Anforderungen
(nur falls mehrere Zeiträume vorhanden sind)
a.) Daten/Anforderungen, die für alle Zeiträume gelten
b.) Daten/Anforderungen für einen einzelnen Zeitraum
c.) neuen Zeitraum hinzufügen

Hier können wahlweise zeitraumübergreifende Anforderungen (oben), oder zeitraumspezifische Anforderungen (unten) angezeigt und bearbeitet werden. Falls der Dienst nicht in verschiedene Zeiträume aufgeteilt ist, werden alle Anforderungen in einer Detailansicht zusammen angezeigt.

1. Titelzeile
Für Zeiträume werden hier die zentralen Daten eingetragen
a.) Datum/Uhrzeit des Zeitraums
b.) abweichende Endzeit
(nur Pro-Version, Helferstunden und Rechnungen müssen in den Systemeinstellungen aktiviert sein)
Eingabefeld taucht erst auf, wenn das Häkchen gesetzt ist c.) zusätzliche Bemerkung
d.) Kopie des Zeitraums anlegen
(nur Pro-Version)
e.) Zeitraum mitsamt allen Anforderungen löschen
(nur Pro-Version)

2. Benötigtes Personal
Unter 2.4.3 finden Sie detaillierte Informationen zur Personalanforderung

3. Zusätzliche Angaben zum Personal
a.) Gruppen, die von diesem Dienst betroffen sind
b.) Mindestalter für die Einteilung von Helfern und für Praktikanten
c.) Meldeschluss
(nur Pro-Version)
d.) Meldungen verbindlich
(nur Pro-Version)
e.) Treffpunkt/-zeit für die angeforderten Helfer für den Zeitraum.
f.) max Anzahl Meldungen
(nur Pro-Version)

4. Hilfeleistungsstatistik
(nicht in Free- oder Feuerwehr-Version, Hilfeleistungsstatistik muss in den Systemeinstellungen aktiviert sein)
a.) Statistik getrennt je Zeitraum angeben
(die Eingabefelder tauchen in der Zeitraum-Ansicht nur auf, wenn vorne die Checkbox angewählt wurde)
b.) Anzahl behandelte Patienten
c.) Anzahl transportierter Patienten

5. Materialeinteilung
(nur in der Pro-Version, Material-Disposition muss in den Systemeinstellungen aktiviert sein)
Hier können für den Dienst benötigte Materialien eingeteilt werden.

6. Materialanforderung
(wird nur angezeigt, falls Materialien (auch Fahrzeuge oder Räume) zur Auswahl stehen, die als einteilbar markiert wurden)
Hier können für den gesamten Dienst benötigte Materialien angefordert werden.
Die Materialien, die zur Auswahl stehen, werden in den Systemeinstellungen definiert.

Mit diesem Unterelement lassen sich komplexe Personalforderungen für eine Veranstaltung oder einen Zeitraum einer Veranstaltung definieren.

1. Berechnung Personalbedarf
Der Bedarf an Personal kann in unserem System nach zwei Methoden, dem Maurer-Schema und dem Kölner-Algorithmus, abgeschätzt werden. Nach einem Klick auf einen der Links wird zusätzlich eine neue Seite geöffnet, auf der die Personalabschätzung durchgeführt werden kann. Danach kann wieder auf das Veranstaltungsformular zurückgekehrt werden.

2. Info Allgemeine Anforderung
(nur bei Zeitraum-Anforderung)
Personal-Einteilungen, die für alle Zeiträume gelten, werden ausgegraut dargestellt, und können hier nicht geändert werden. Zum Ändern die Detail-Ansicht der allgemeinen Anforderung öffnen.

3. Personalanforderung
a.) Anzahl des Angeforderten Personals
b.) Qualifikation
c.) Ausbildungen
d.) Fahrerlaubnis

4. Personalanforderung löschen

5. Personalanforderung hinzufügen

6. Auswahl Zusatzanforderungen
Von den hier ausgewählten Helfern müssen zusätzlich die unten aufgelisteten Zusatzanforderungen erfüllt werden.

7. Zusatzanforderungen
Aufbau wie bei Personalanforderung

8. optionales Personal/Praktikanten
a.) (Nur bei Zeitraum-Anforderung)
Abweichende Anforderung zur allgemein gewählten
b.) maximale Anzahl
c.) Qualifikation

Weitere Einstellungen zu dem Dienst.

1. Dienst-Verantwortlicher
(nur mit Benutzerrecht sandienst)
a.) hier sehen Sie den derzeit gewählten Verantwortlichen
b.) über diese Schnellauswahl können Sie einfach im Bestand aller infrage kommender Nutzer suchen, indem Sie den Namen, oder einen Teil des Namens eingeben. Den gewünschten Nutzer können Sie dann aus der auftauchenden Liste auswählen.
c.) Mit einen Klick auf diesen Link können Sie einen Nutzer aus einer umfassenden Übersicht aller verfügbaren Nutzer in verschiedenen Sortierungen auswählen.

2. Kategorie

3. Kleiderordnung

4. Verpflegung
Auswahl, ob der Veranstalter die Verpflegungskosten übernimmt.

5. Öffentliche Bemerkung/Besonderheiten
Zusätzliche Informationen in Textform, die für alle Sichtbar sind.

6. Interne Bemerkung
Zusätzliche Informationen in Textform, die nur bei der internen Bearbeitung/Rechnungserstellung sichtbar sind.

7. In öffentlicher Terminliste anzeigen
Diesen Dienst auf der öffentlich zugänglichen Terminliste der Organisation anzeigen.

8. Für Einsatz-Leit-Software freischalten
(nur Pro-Version, Organisation muss mit einer Schnittstelle zur Einsatz-Leit-Software verknüpft werden)

9. Dienst zur Meldung freigeben
Diese Option steuert, ob die Veranstaltung allgemein freigegeben oder noch versteckt ist. Versteckte Veranstaltungen sind in den Übersichtslisten nur für eigene Disponenten sichtbar. Auch wird noch keine Übertragung zu externen Datenbanken (z.B. BG-QSEH, DRK DLDB) vorgeschlagen.

(nur sichtbar falls in den Systemeinstellungen ‚Rechnungsstellung Dienste‘ aktiviert ist)
Hier können verschiedene Varianten der Abrechnung des Dienstes eingestellt werden.

1. nicht berechnen
Auf die Abrechnung des Dienstes verzichten.

2. Einzelrechnung
Den Dienst einzeln abrechnen.

3. Sammelrechnung
Mit anderen Diensten zusammen in einer Rechnung abrechnen. Falls diese Option gewählt wurde, kann aus einer Liste gewählt werden, mit welchem Dienst zusammen abgerechnet werden soll. Bestehende Gruppierungen werden in der Liste stellvertretend mit dem ersten Dienst der Gruppe und der Anzahl der bisher gruppierten Dienste angezeigt.

(nur Pro-Version, für bestehende Dienste)
Hier können Dokumente zu dem Dienst hinterlegt werden.

Zusammenfassung/Dialoglink
Hier sehen Sie die Anzahl, der hochgeladenen Dokumente. Durch einen Klick auf den Text können Sie den Dokumentendialog öffnen, in dem weitere Informationen zu den Dokumenten angezeigt werden, und die Dokumente verwaltet werden können.

Unterstützungsanfragen und Abgabe an andere Organisationen.

1. Dienst abgeben oder um Unterstützung bitten
Durch einen Klick auf diesen Link, können Dienste an andere Organisationen abgegeben, oder um Unterstützung gebeten werden. Dabei werden Sie auf eine eigene, dafür spezialisierte Seite, weitergeleitet. Die Bearbeitung des angezeigten Formulares wird dadurch abgebrochen.

2. Vorhandene Kopien
(wird nur angezeigt, falls Einträge vorhanden sind)
Übersicht über bereits bestehende Unterstützungsanfragen an andere Organisationen.

Verschiedene Personen können automatisch per E-Mail über neue Dienste oder Änderungen informiert werden.

1. Benachrichtigung an Dienstbeauftragten
Die E-Mail-Adresse des Dienstbeauftragten wird in den Systemeinstellungen festgelegt, und wird hier mit angezeigt.

2. Benachrichtigung an verfügbare, qualifizierte Mitglieder
Mailversand an alle Mitglieder, die sowohl verfügbar als auch qualifiziert sind.
(Der Dienstbeauftragte wird hier explizit ausgenommen, da es für ihn oben eine eigene Checkbox gibt.)

Als verfügbar gelten hierbei alle Mitglieder, die:
- nicht gesperrt sind
- nicht als extern markiert sind
- und zu mindestens einem der Dienstzeiträume noch keine überschneidende Einteilung haben

Als qualifiziert zählen alle Mitglieder, die entweder:
- die Qualifikationskriterien der Personalanforderung erfüllen
- das Benutzerrecht sandienst haben
- oder beim Dienst als Verantwortlicher angegeben wurden (siehe Details)

Falls der Dienst Teil einer Dienstserie ist, werden bei den überschneidenden Einteilungen und der Prüfung des Verantwortlichen alle Dienste der Serie mit berücksichtigt.

3. Benachrichtigung an Veranstalter
Nur aktiv, falls ein Veranstalter mit einer gültigen E-Mail-Adresse gewählt wurde.

4. Zusätzliche Bemerkung
Bei der Benachrichtigung an den Veranstalter wird dieser Text zusätzlich an die E-Mail angehangen.

5. Dokumenten-Anhänge
Hier sehen Sie, wie viele Dokumente an die Benachrichtigung bereits angehängt wurden. Über den roten Link können Sie den Dokumentendialog öffnen, in dem Sie aus den Dokumenten des Dienstes wählen können, welche angehängt werden sollen.

(nur Pro-Version)
Informationen zu Dienstserien können in zwei verschiedenen Formen angezeigt werden. Für neue Dienste werden die Optionen angezeigt, die zur Anlage einer neuen Dienstserie nötig sind. Für einen bestehenden Dienst werden Informationen und Optionen zur Änderung der bestehenden Serie angezeigt.

(für neue Dienste)
Hiermit können automatisch Kopien eines neuen Dienstes in gewählten Abständen mit angelegt werden, die zusammen mit dem angelegten Dienst zu einer Dienstserie zusammengefasst werden.

1. Wiederholung
Durch diese Einstellung werden Wiederholungen des Dienstes beim Speichern mit angelegt.
Sobald diese Option gewählt wurde, öffnet sich ein Dialog, mit dem genauere Informationen über das Wiederholungsmuster angegeben werden, mit dem die Kopien angelegt werden.

2. Zusammenfassung Wiederholungsmuster
(nur wenn Wiederholungen angewählt sind)
Zusammenfassung des vorher eingestellten Wiederholungsmusters in Textform. Durch einen Klick auf den Stift kann der Dialog für das Wiederholungsmuster erneut aufgerufen werden.

3. Wiederholungen zusammen abrechnen
(nur wenn Wiederholungen angewählt sind,
nur Pro-Version mit Systemeinstellung ‚Rechnungsstellung Dienste‘)
Wiederholungen automatisch in eine Abrechnungsgruppe zusammenfassen.

(für bestehende Dienste, die Teil einer Dienstserie sind)
Informationen und durchführbare Aktionen zu der Dienstserie, der der Dienst angehört.

1. Komplette Dienstserie anzeigen
Durch einen Klick auf diesen Link werden Sie auf eine Dienstliste weitergeleitet, auf der alle Dienste der Serie aufgelistet sind.

2. Änderungen übernehmen für:
Daten von diesem Dienst beim Speichern auf andere Dienste der Serie übertragen.
a.) nur diese Veranstaltung: keine Daten übertragen
b.) diese und folgende Veranstaltung: auf alle Dienste der Serie übertragen, deren Anfang hinter dem Anfang dieses Dienstes liegen
c.) gesamte Veranstaltungsserie

3. Nach dem Speichern folgende Veranstaltung bearbeiten:
Übersicht über alle anderen Dienste der Serie.
Falls in der Liste ein Dienst gewählt wurde, werden Sie nach dem Speichern auf das Dienstformular zum Ändern des gewählten Dienstes weitergeleitet.
Falls die Option „zur Übersicht“ gewählt wurde, werden Sie nach dem Speichern zu der vorherigen Seite zurückgeleitet.

Hier kann das Formular abgeschickt werden, und bei Bedarf weitere Aktionen mit diesem Dienst durchgeführt werden.

1. Änderungen speichern
Hiermit wird das Formular abgeschickt, geprüft und die Änderungen im Erfolgsfall gespeichert oder im Fehlerfall das Formular mit Anmerkungen zu den aufgetretenen Fehlern erneut vorgelegt.

2. Weitere Aktionen
Durch diesen Button werden weiter Möglichkeiten angezeigt:

1. Als Vorlage für weitern Dienst nutzen
(Nur Pro-Version)
Öffnet das Formular für einen neuen Dienst, das mit den Daten dieses Dienstes bereits vorausgefüllt ist. Über die Checkboxen können zusätzliche Einstellungen mitgegeben werden.
a.) mit ursprünglichem Dienst zu einer Dienstserie zusammenfassen. Ist der ursprüngliche Dienst bereits Teil einer Dienstserie, wird der neue Dienst in die Serie eingegliedert.
b.) mit ursprünglichem Dienst gesammelt abrechnen. Ist der ursprüngliche Dienst bereits in einer Abrechnungsgruppe, wird der neue Dienst in die Gruppe eingegliedert.

2. Zu Termin umwandeln
(nur Pro-Version, mit Benutzerrecht termine, nur für bestehende Dienste, noch keine Rechnung zu dem Dienst vorhanden)
Durch einen Klick auf diesen Link, werden Sie auf das Termin-Formular weitergeleitet, in dem Sie den Dienst als Termin speichern können.
(Falls der Dienst Teil einer Dienstserie oder einer Abrechnungsgruppe ist, oder mit anderen Organisationen verknüpft ist, wird hier eine Warnmeldung angezeigt)

3. Aus Dienstserie entfernen
(nur angezeigt, falls der Dienst Teil einer Dienstserie ist)
Falls die Dienstserie nur noch aus zwei Diensten besteht, wird die Serie damit aufgelöst.

4. Löschen
(nur bestehende Dienste ohne Rechnung oder Helferstunden)
Dienst endgültig löschen. Vor dem tatsächlichen Durchführen des Löschvorgangs wird eine zusätzliche Sicherheitsabfrage durchgeführt.