Ein Termin steht an - was passiert dann?

Es ist soweit, wir bekommen etwas zu tun.
Prinzipiell ist zu unterscheiden zwischen Termine und Einsatz. Sollte mal etwas in die falsche Kategorie gerutscht sein, ist das allerdings auch nicht wild. Es kann in der jeweiligen Bearbeitungsmaske noch verändert werden.
Beginnen wir also mit der Anlage eines Termines:

Über den Menüpunkt gelangt man in die Eingabemaske:

Im Großen und Ganzen erklärt sich die Maske von alleine: Deshalb hier nur noch Erläuterungen zu Besonderheiten:

• wird das Kästchen „Helfer können sich zu diesem Termin melden“ aktiviert, erscheint noch eine Unterauswahl mit
  
  • maximal ___ Meldungen akzeptieren und
  • Meldung ab Qualifikation
• wird das Kästchen „Das Thema in Liste der Ausbildungen speichern aktiviert, besteht die Möglichkeit, diesen Termin den Teilnehmern als Ausbildung zuzuordnen. Dies geschieht dann in der Mitgliederverwaltung im Abschnitt „Ausbildungen“. Dort hat es dann den Link Ausbildungen hinzufügen/löschen
• Unter „Betrifft Gruppe(n)“ kann dann eine oder (über gehaltener Strg-Taste) mehrere Gruppen ausgewählt werden, die dann diesen Termin in ihrer Übersicht und unter Termine den Termin angezeigt bekommen, aber auch im eMail-Versand berücksichtigt werden (Soweit das Mitglied diese Funktion in seinem Account unter Mein Konto/Meine Daten auch das Kästchen „Ich möchte per eMail über anstehende Termine informiert werden“ aktiviert hat.
  

So, der Termin ist nun angelegt - aber was bestehen jetzt für Möglichkeiten?
Erst einmal aus der Sicht des Helfers. Hier kommt es nun darauf an, welche Rechte der Helfer unter Mitglieder/Daten des Mitglieds ändern (Stift-Symbol in der Adreßliste)zugeteilt bekommen hat und ob in System/Einstellungen(Features die Funktion „normale Helfer können sich von Einsätzen/Terminen abmelden“ aktiviert ist. Dementsprechend sieht seine Übersicht unterschiedlich aus:

	Abmelden nicht aktiviert	Abmelden aktiviert
ohne Recht Termine
mit Recht Termine

Der User mit dem Recht Termine kann nun auch über den Link 0 Meldungen Helfer direkt dem Termin zuordnen. Hierzu dient dabei die Mitglieder-Übersicht:


Möchte man die Veranstaltung dann doch lieber als Einsatz laufen lassen, besteht jederzeit die Möglichkeit (auch wenn der Termin schon gespeichert ist) dies in der Termin-Verwaltung umzugestalten. Dazu befindet sich am Ende der Seite ein Link:

Wenn die Möglichkeit für den Helfer besteht, sich zu melden, sieht das nach erfolgter Meldung dann so aus:

	Beim Helfer ohne Recht Termine	Beim Helfer mit Recht Termine
Zusage
Absage

Sollte es sich der Helfer anders überlegen und einen abgesagten Termin doch noch zusagen wollen kann er sich abgesagte Termine nochmals anzeigen lassen:

und sich dann doch noch anmelden:

Helfer-Ansicht	Leitungs-Ansicht

Im Menu Termine sieht das ganze dann erst einmal so aus:

Nun müssen noch die Stunden erfaßt werden:

Unter „Typ“ können die geleisteten Stunden nun einer Statistik-Kategorie zugeteilt werden. Diese Kategorien werden unter System/Einstellungen/Sonstige Einstellungen Helferstunden definiert.
Mit dem Button „Speichern und Weiter“ werden die Daten gespeichert.
Es können aber auch noch weitere Helfer erfaßt werden: Hierzu einfach das Benutzerkürzel eingeben:


Und der/die Helfer erscheinen auf der Liste:


Es kann nun Zeile für Zeile die Zuordnung der Stunden zu Kategorien erfolgen, aber auch eine Kollektive Zuordnung erfolgen für alle: und mit „alle ändern“ zugeordnet und über „Speichern und weiter“ gespeichert werden.

Termine ohne Helfer-Meldungen werden für die Termine-Rechte-Inhaber auf der Übersicht so angezeigt:


Analog zu einem Termin mit Helfermeldung kann hier eine Ende-Zeit, jetzt aber direkt hier eingegeben werden. Danach folgt auch wieder die Funktione Stunden schreiben. So können dann z.B. geplante Termine weiter erfaßt werden, bzw. für eine nachträgliche Erfassung von Helfern bereit gehalten werden.
In der Übersicht Helferstunden/Liste Einsätze zeigen sich diese Einträge dann gesondert aufgelistet:

Der Termin ist gelaufen und die Stunden sind erfaßt. Soltlen nun doch noch Stunden erfaßt, weitere Helfer zugeordnet oder Kategorien geändert werden, so kann man dies unter Termine/alle Termine tun:

Unter Mein Konto/Helferstunden kann der Helfer dann jederzeit seine Stunden aufrufen und ansehen:


Das ganze nun im Überblick: